進捗管理とは？プロジェクトをスケジュール通り進めるコツやツールを解説

近年、リモートワークの普及や人材不足などの影響を受け、進捗管理の重要性が高まっています。しかしなかには「アナログな進捗管理からアップデートできていない」という企業が一定数存在しているのも事実です。
そこで本記事では、進捗管理とは何か、またメリットや失敗してしまう要因など、進捗管理に関する基礎的な知識を解説します。進捗管理を見える化するツールについても紹介しているので、これから進捗管理を最適化したいと考えるマネージャーの方はぜひ最後までご覧ください。

進捗管理とは

進捗管理とは、あらかじめ立てた計画と現状にズレが生じていないか把握し、適宜修正を行うことです。具体的には、エクセルや進捗管理ツールを活用して、下記を管理します。

業務の進捗状況
スケジュール・予算
メンバーのリソース
成果物の品質

進捗管理が機能していない場合、プロジェクトに遅延が生じたり、ミスやトラブルの発見が遅れたりといった事態が起こる可能性があります。このようなケースでは、本来必要のなかった余計なコストがかかってしまうかもしれません。また品質が低下することで顧客の信頼を失うことも予想できます。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが円滑に進行し、かつ利益を最大化するために、進捗管理に励む必要があるのです。

進捗管理の必要性とメリット

ここからは進捗管理に取り組む必要性とメリットを、より詳細に解説します。

生産性・効率性の向上
ミスやトラブルの早期発見
適切な業務の割り振り

生産性・効率性の向上

進捗管理に取り組んで業務の無駄をなくすことで、チームの生産性・効率性の向上が見込めます。

進捗をモニタリングし、プロジェクトや業務の進行状況をリアルタイムで把握できれば、リソースの適切な配置や作業の優先順位付けが容易になります。結果として、無駄な時間やリソースの浪費を減少させ、プロジェクト全体の生産性を向上させることができるのです。

さらに進捗管理を行えば、プロジェクトが予定通りに進行しない場合、原因を特定して必要な修正を加えることができます。これにより、業務の遅延や無駄なコストを最小限に抑え、効率的に業務を実行できるでしょう。

ミスやトラブルの早期発見

進捗管理は、ミスやトラブルの早期発見にも寄与します。進捗をリアルタイムで追うことより、進行の遅れや品質低下を素早く検出できるからです。問題が拡大する前に対処でき、プロジェクトや業務の成果物の品質向上に役立つでしょう。

さらに、進捗管理はメンバー間におけるコミュニケーションの改善にも寄与します。チーム内で進捗を共有することで、チーム全体が問題を共有し解決策を模索する機会が生まれ、ミスやトラブルを未然に防ぐことが可能です。

適切な業務の割り振り

進捗管理は、業務の適切な割り振りにも貢献します。管理者がプロジェクトや業務全体の進行状況を把握することで、メンバーのリソースやスキル、スケジュールに応じて業務を効果的に配分できます。その結果、メンバーは自分の専門性に合ったタスクを遂行し、最大の成果を生み出すことができるようになるでしょう。

また業務を適切に割り振ることは、チームのモチベーション維持につながります。過剰な負荷や作業の過密状態を防ぐことで、メンバーが持つ力を引き出すことも可能です。

進捗管理に失敗してしまう要因

進捗管理は、ただ進捗を確認・管理するだけでは失敗してしまう可能性が高いです。ここからは、進捗管理に失敗してしまう要因を下記の3点から解説します。

プロジェクトの最終目標が明確化されていない
信頼関係が構築されていない
タスクの優先順位が付けられていない

プロジェクトの最終目標が明確化されていない

プロジェクトのスコープや目標が曖昧である場合、メンバーが目指すべき方向や業務の重要性を理解できません。そのため、進捗の共有が遅れたり、品質が低下してしまったりという可能性が高まります。

失敗の回避策として、プロジェクトの立ち上げ段階で明確な目標を設定し、関係者と共有することが重要です。プロジェクトの成功を定義し、それに向けた戦略や計画を策定することで、進捗管理を効果的に行える土台が整います。

信頼関係が構築されていない

プロジェクトメンバーや上司・部下間の信頼関係が希薄な場合、情報の共有やコミュニケーションが阻害されます。その結果、トラブルが生じた際に部下からの報告が遅れたり、日頃からの情報共有がおろそかになったりといった弊害が生じてしまうのです。

ネガティブな情報であってもメンバーが管理者に迅速かつ正直に情報を共有できるように、「管理者は日頃からメンバーとコミュニケーションを取る」「客観的なフィードバックを提供する」といった工夫が必要です。

タスクの優先順位が付けられていない

進捗管理において、タスクの優先順位を付けないことは失敗の要因となります。

実行すべきタスクが多数ある場合、タスクに優先順位を付けたうえで順序立てて進行しなければ、スケジュールの遅延を招いてしまいます。また無理なスケジュールでタスクを進めることによる品質低下も起こり得るでしょう。

タスクの優先順位をあらかじめ付けておくことで、遅延が生じた際にも「まずはタスクAを対処してからタスクBをフォローしよう」というように、問題を早期に解決できるようになります。

進捗管理でプロジェクトをスケジュール通り進めるコツ

次に、進捗管理でプロジェクトをスケジュール通り進めるコツを見ていきましょう。進捗管理においては、下記のポイントを押さえることが鍵となります。

タスクを細分化する
業務の責任者を決める
進捗確認の定例会議を設ける
チーム内のコミュニケーションを活性化させる
進捗確認とフィードバックを同時に行う
進捗管理ツールを用いて進捗を見える化する

タスクを細分化する

プロジェクトをスケジュール通りに進めるための最初のステップは、タスクの細分化です。大きな業務を分解し、作業レベルに分解することで、どこまで業務が進んでいるかを把握しやすくなります。

またタスクを細分化することは、実行すべきタスクの漏れを防止する役割も担っています。プロジェクトが進行する前にタスクを洗い出せば、必要な時間や人的リソースを算出でき、無駄のないスケジュールを立てられるでしょう。

タスクの細分化には、WBS（Work Breakdown Structure）という手法が役立ちます。WBSとは、作業を分解して構造化する手法で、タスクをツリー状に分解していきます。

業務の責任者を決める

プロジェクトや業務において、各タスクやセクションに責任者を明確に指定することが重要です。

責任者がいないとタスクの進捗や品質を管理する役割が不在となり、スケジュールの遅延や品質低下を招いてしまいます。また責任者を決めることで、チーム内での調整や連絡を円滑に行えるようになります。

責任者を決める際は、本人のスキルや経験だけでなく、チームメンバーと円滑にコミュニケーションを取れるか、全体をまとめられるかといった点を重視することが大切です。

進捗確認の定例会議を設ける

進捗を確認するための定例会議を設けることも、プロジェクトをスケジュール通り進めるためのコツです。

プロジェクトは、どれだけ計画を立てたとしても、計画通りには進行しないものです。そこで進捗確認のための定例会議を設けることで、全体の進捗を把握することができます。仮に遅延が生じたとしても早期に対処できるため、スケジュールの乱れを最小限に抑えることができるでしょう。

また目立った遅延やトラブルがない場合にも、定例会議を設けることでチーム間の意思疎通を図れます。

チーム内のコミュニケーションを活性化させる

プロジェクトを円滑に進めるためには、チーム内のコミュニケーションを活性化させることが不可欠です。

たとえば部下が上司に相談しにくい環境では、トラブルが発生したときに共有が遅れ、問題が深刻化してしまいます。情報共有しやすい雰囲気作りを徹底することで、プロジェクトの失敗を防ぐことができるでしょう。

コミュニケーションを活性化させるためには、定期的なミーティングの設定やコミュニケーションツールの活用が効果的です。日頃から話しやすい関係性を作り、信頼関係構築に努めましょう。

進捗確認とフィードバックを同時に行う

進捗管理は、ただメンバーの進捗を確認するだけでは機能しません。

進捗が遅れている場合、原因を突き止め、どのように対処すべきかをメンバーと一緒に考えることが重要です。一方的に「遅れを取り戻すように」と指示されても、メンバーの状況によっては改善策を考え実行することが難しいこともあります。

管理者が客観的な視点で問題点や改善点を明らかにし、対策を講じることで、メンバーの負担を軽減し、再発を防止することができるでしょう。

進捗管理ツールを用いて進捗を見える化する

進捗管理は、複雑な組織になるほど管理者の負担が増加します。効率的に進捗管理を行うなら、進捗管理ツールの活用も検討しましょう。ツールを使えば進捗が見える化し、一目でプロジェクトの状況を把握できます。

進捗管理ツールにはさまざまな種類があり、チャート機能や目標管理機能、解析ツール・SNS連携機能など、自社の目的に合致するツールを選ぶことが大切です。具体的なツールについては、下記の記事で紹介しているのでぜひ参考にご覧ください。

関連記事：進捗管理を「見える化」する方法｜おすすめのツールや選び方も紹介

進捗管理を見える化するツール

進捗管理を見える化するツールには、大きく「エクセル」「進捗管理ツール」の2種類があります。ここでは、それぞれのメリット・デメリットを比較していきます。

エクセル

進捗管理にエクセルを活用している企業も多く見られます。エクセルのメリット・デメリットは下記の通りです。

メリット

・初期費用が発生しない場合が多い

・難しい操作がなく扱いやすい

デメリット

・カスタマイズが難しい

・複数人での同時編集がしにくい

・外出中の編集がしにくい

エクセルはすでに導入している企業も多く、初期費用がかからない点が最大のメリットです。扱いに慣れている社員も多く、操作しやすいところも魅力的です。

しかし一方で高度なカスタマイズが難しい点や、複数人での同時編集がしにくい点はデメリットとなります。またスマホやタブレットでの編集には向いていないため、たとえば営業担当のメンバーが出先で編集するには不向きです。一度帰社してから編集することになるため、現場の負担が増加してしまう可能性があります。

進捗管理ツール

進捗管理ツールのメリット・デメリットは下記の通りです。

メリット

・チャートやグラフなどの機能で進捗を見える化できる

・複数人が同時に編集できる

・リアルタイムで進捗を追え

デメリット

・初期費用が発生する

・種類が多くツール選定が難しい

進捗管理ツールは、管理項目を入力するだけで自動でチャートやグラフを生成できます。一目で進捗を把握できるうえ、リアルタイムの動向を追えるため、管理者にとって負担が少ないツールといえるでしょう。複数人同時編集やスマホ・タブレット対応が叶う点もうれしいポイントです。

デメリットとしては、初期費用が発生する点が挙げられます。またツールによって搭載している機能が異なるため、選定が難しいという側面もあります。

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