プロジェクトを効率化するために、進捗管理をおこなっている企業は増加する一方です。しかし、進捗管理に失敗してしまうと、納期遅れや非効率な業務をしてしまう可能性があります。

そこで今回は、進捗管理のコツを中心に、管理方法ややりがちな失敗まで解説していきます。プロジェクトの進捗管理がうまくいかないと悩んでいる企業は、最後まで読み進めてみてください。

進捗管理する理由

進捗管理することで、以下のようなメリットが得られます。

• タスクを見える化できる
• トラブルにすぐ対応できる
• 納期遅れを防げる

それぞれのメリットを理解すると、進捗管理する理由が見えてくるでしょう。それぞれのメリットについて、掘り下げて解説していきます。

タスクを見える化できる

タスクの見える化は、進捗管理において不可欠な要素です。タスクの見える化によって、プロジェクトの全体的な概要をしっかりと理解すると同時に、各タスクの状況を明確にできるためです。

見える化によって、各メンバーは自分の責任範囲を正確に理解し、必要なタスクに集中できるでしょう。また、タスクの進捗状況が一目でわかるため、管理者としても効率的な進捗管理が可能です。

トラブルにすぐ対応できる

進捗管理をおこなうことで、プロジェクト中に発生する様々なトラブルに速やかに対応できます。各工程の進捗状況を常に把握することで、トラブルを早期に発見して解決策を講じることが可能です。

プロジェクト進行中は、大小問わずに予期せぬトラブルが発生します。進捗管理によってトラブルに強くなるので、効率的なプロジェクト進行を実現できます。

納期遅れを防げる

進捗管理は、納期遅れを防ぐためにも重要です。プロジェクトが計画どおりに進んでいるかを確認することで、遅延が発生した際に適切な対処ができます。

納期遅れを未然に防ぐことで顧客満足度も向上し、企業の信頼性も高まるでしょう。顧客から信頼を得ることで、継続的な仕事の受注を見込めるようになり、業績向上も期待できます。

進捗管理の7つのコツを紹介

進捗管理を成功させるためには、以下の7つのコツがあります。

• 目標を設定する
• タスクを細分化する
• 図式やチャートなどで見える化する
• プロジェクトの責任者を決める
• こまめに進捗管理する
• 情報共有できる環境を整える
• 進捗管理を分析する

それぞれのコツについて、詳しく解説していきます。

目標を設定する

プロジェクトを成功させるためには、目標設定が必要です。目標を設定することで、目指すべき方向性が決まり、メンバー全員が共通目標に向かって努力できるためです。

目標を設定する際は、具体的かつ達成可能な目標を設定しましょう。毎日コツコツと努力すれば達成できる範囲の目標を設定することで、日々の業務に注力できるようになります。

タスクを細分化する

タスクを細分化することで、メンバーがそれぞれのタスクに集中しやすい環境を構築できます。また、タスクの進捗状況が明確になるため、遅延やトラブルが発生した際の対処も容易になるでしょう。

同時に、進捗管理によってトラブルが発生しやすいタスクを把握できるようになるので、類似のプロジェクトでは事前にトラブル防止の対応が可能になります。

図式やチャートなどで見える化する

進捗状況を図式やチャート、色分けなどで表現することで、メンバーがプロジェクトの状況を一目で理解できます。とくに工数やメンバーの多いプロジェクトでは、ガントチャートやダッシュボードを使用した視覚的な進捗管理が効果的です。

その他、未着手のタスクや作業が完了したタスクの色分け、進捗度のグラフ化も有効でしょう。

プロジェクトの責任者を決める

プロジェクトの責任者を明確にすることで、進行がスムーズになります。プロジェクト責任者は、メンバーへの指示出しやスケジュール調整を担当します。

プロジェクト責任者は、目標や目的を正しく理解してメンバーを牽引する能力が必要です。また、責任者を決める際には、メンバーからの信頼が厚くて実績を兼ね揃えた人材を選出してみてください。

こまめに進捗管理する

進捗管理は、プロジェクトが計画通りに進んでいるかを確認する重要な業務です。こまめに進捗管理をおこなうことでトラブルを早期に発見し、すぐにフォローできます。

進捗管理ではプロジェクトの把握だけでなく、経営陣との定期的なミーティングや進捗報告書の作成も必要です。プロジェクトの状況を定期的に報告することで、経営陣もプロジェクトの状況を正確に把握できるようになります。

情報共有できる環境を整える

情報共有は、メンバー間の認識のズレを防ぐために重要です。メンバー間の情報共有がスムーズにおこなわれる環境を整えることで、プロジェクト進行が効率的になります。

情報共有できる環境を整えるためには、専用の管理ツールの導入を検討すると良いでしょう。ツールを導入することで、社内のどこからでも進捗状況を確認できるようになります。

進捗管理を分析する

プロジェクトが完了したあとは進捗管理を振り返り、改善点を分析することが重要です。進捗管理の分析をつうじて、次のプロジェクトでの進捗管理をより効率的におこなえるようになります。

常に評価と改善をおこなうことで、進捗管理のムダを省いて効率のよいプロジェクト進行が実現可能です。

進捗管理で失敗する要因

進捗管理の失敗は、プロジェクトの遅延や大きなトラブルを招くリスクがあります。進捗管理の主な失敗要因をまとめてみました。

• 進捗の定義が決まっていない
• 時間配分が甘い
• リアルタイムで情報共有されていない
• 信頼関係が構築されていない

プロジェクトを成功させるために、それぞれの失敗要因を解説していきます。

進捗の定義が決まっていない

プロジェクトの進捗管理において、もっとも基本的な「進捗」の定義が明確でない状況は問題です。進捗はプロジェクトの目標に向けた進行度合いを示す指標です。

この進捗の基準があいまいな場合、チーム内で意見の食い違いが生じる可能性があります。たとえば、一部のメンバーはタスクの完了数を進捗と捉える一方で、他のメンバーは品質や納期を重視するかもしれません。

このような進捗の定義の違いは、プロジェクトの目標達成を困難にするでしょう。プロジェクト開始前に、メンバー全員が一致した進捗の基準を設定することが重要です。

時間配分が甘い

時間配分の甘さも、進捗管理の失敗要因です。プロジェクトの計画立案の際に、現実的な時間配分をおこなわないと、進捗の遅れが生じる原因となります。

とくに、予期せぬトラブルや追加作業が発生した場合、余裕のないスケジュールでは対応が難しいでしょう。進捗管理を成功させるためには、リスクを考慮した余裕のある時間配分が必要です。

リアルタイムで情報共有されていない

進捗管理では、リアルタイムでの情報共有が大切です。プロジェクトの進行状況をリアルタイムで共有することで、トラブルが発生した際にメンバーが迅速に対応できるためです。

情報共有が不足している状況では、トラブルの早期発見や解決が遅れ、プロジェクトの全体的な遅延に繋がる恐れがあります。定期的な会議や管理ツールを活用して、適切な情報共有を実現することが大切です。

信頼関係が構築されていない

プロジェクトチーム内での信頼関係の欠如も、進捗管理の失敗要因の一つです。信頼関係が構築されていないプロジェクトでは、チームメンバー間のコミュニケーションが円滑におこなわれません。

そのため、情報の共有や問題解決が妨げられる可能性があります。信頼を築くためには、適切なコミュニケーションの機会を設け、公正な評価と適切なフィードバックをおこなう体制が必要です。

プロジェクトメンバーの信頼関係が強化されると、メンバー間の協力意欲が向上し、進捗管理がスムーズにできるようになります。

進捗管理を効率化する専用ツール

プロジェクトの進捗管理を効率化するためには、専用の管理ツールがおすすめです。進捗管理ツールは数多く販売されていますが、その中でも「Quantee」はプロジェクトの進捗管理に最適な管理ツールです。

Quanteeは、プロジェクトの目標となるKGIやKPIを設定して進捗度を管理します。プロジェクトの規模や施策内容を問わずにあらゆる進捗管理を可能にしてくれるので、進捗を一元管理できます。

組織階層を自由に設定できるので、現場でのタスクからマネジメント状況まで、全ての進捗を把握可能です。進捗状況はカスタムダッシュボードで自由に配置できるので、メンバーから経営者まで容易に進捗状況を把握できます。

プロジェクトの評価と改善をおこなう際には、AIからの改善案を自動で受け取れます。データをもとにしたAIの提案は、次のプロジェクトに新たな改善点を見出してくれるでしょう。

進捗管理のツールをはじめて導入する企業の場合、導入前と導入後のサポートが充実しているQuanteeのメリットが大きくなります。

全ての企業がITツールに詳しいわけではありません。Quanteeは、ITツールに詳しくない企業でも安心して導入できる数少ないツールです。

まとめ：進捗管理は専用ツールで効率化していこう

進捗管理のコツは、目標を明確にしてタスクを見える化し、定期的に進捗管理をおこなうことです。プロジェクトが完了したら評価と改善をおこない、次回のプロジェクトをより効率化することも大切です。

進捗管理Quanteeのような専用管理ツールを導入することで、より詳細に管理できるようになります。個別に目標設定して進捗管理できるQuanteeは、プロジェクト進行の力強い味方になってくれるでしょう。

現代のビジネス環境では、労働人口の減少と市場の流動化が進んでいるので厳しい状況です。限られたリソースを最大限活かすために、Quanteeでの進捗管理と業務効率化を検討してみてください。