進捗管理は、チームやプロジェクトを進めるうえで重要な役割を果たします。

しかしなかには「メンバーが各々タスク管理をしており、進捗が把握できていない」もしくは「エクセルの非効率的なタスク管理から脱却したい」とお悩みの管理職・マネージャーの方も少なくありません。

そこで本記事では、進捗管理を「見える化＝可視化」する具体的な5つの方法と、おすすめのツールを紹介します。
自社に合うツールの選び方についても解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。

進捗管理の見える化とは

進捗管理の「見える化」とは、従業員一人ひとりの業務の進捗状況を可視化し、チームで共有する管理方法のことです。

市場の競争激化や働き手不足が深刻化する現代では、従業員一人ひとりの生産性や効率性を高めることが企業の競争力向上、ひいては市場での生き残りに不可欠です。
進捗管理を行えば、各メンバーの能力を引き出し、企業の競争力を高めることができるでしょう。

これまでもエクセルやホワイトボードなどで進捗管理を行う企業は存在しましたが、これからはデジタルツールによってデータを見える化し、より正確かつ効率的に進捗を管理していく必要があります。

進捗管理を見える化するメリット

進捗管理を見える化するメリットは、下記の3点です。

• 業務完了までの所要時間を逆算できる
• タスク量や能力によって業務を割り振れる
• スケジュールの遅延やトラブルへの対処がしやすい

業務完了までの所要時間を逆算できる

進捗管理を見える化するメリットとして、業務完了までの所要時間を逆算できる点が挙げられます。

進捗管理の基本はタスクの細分化と具体化です。
業務を細かく分け、それぞれの必要工数を算出することで、業務完了までに要する時間を計算できるようになります。

業務完了までにどれくらいの工数・時間がかかるかが分かれば、無駄な作業や待ち時間を削減できるでしょう。

タスク量や能力によって業務を割り振れる

進捗管理を見える化すれば、各々がどのくらいのタスク量を抱えているかが一目で分かります。
そのため、タスク量や能力によって業務を適切に割り振れるようになります。

タスクの偏りがあれば、特定のメンバーに負荷がかかってしまい、不満が生じる可能性も。
またタスクの得意不得意はメンバーによって異なるため、得意なタスクを振れるようになればメンバーの心理的負担も軽減できるでしょう。

スケジュールの遅延やトラブルへの対処がしやすい

進捗管理の見える化には、万が一スケジュールの遅延やトラブルが生じた際に対処しやすいというメリットもあります。

事前に計画を立てても、不測の事態が発生し、スケジュールの遅延やトラブルが生じることは少なくありません。
その際、各メンバーの業務量を把握できていれば、他のメンバーにカバーに回ってもらうことができます。

とくにトラブル発生時は迅速な判断が求められるため、一目でリソースを見極められる状態を作っておくことが重要といえます。

進捗管理を見える化する方法

進捗管理を見える化する方法として、ここでは下記5つの方法を紹介します。

• 業務日報
• ホワイトボード
• エクセル
• ビジネスチャット
• 進捗管理ツール

1. 日報で進捗管理を見える化

業務日報や営業日報など、日報を作成してマネージャーに提出することで、各メンバーの作業内容や進捗、成果を見える化する方法です。

日報のメリットは、進捗の共有に加えて業務の振り返りができる点です。
一日を通して良かった点や反省点を振り返ることで、メンバーのモチベーションアップやスキルアップが望めます。

一方、管理がおろそかになりやすい点はデメリットといえるでしょう。
管理方法によっては、情報が蓄積していくだけの状態になり、必要なときに情報を取り出せなくなります。

またメンバーが多い組織の管理職は、一人ひとりの日報を確認する時間を取れないケースもあります。

2. ホワイトボードで進捗管理を見える化

ホワイトボードを使った進捗管理は、トヨタ自動車が開発した「カンバン方式」が代表的です。

カンバン方式とは、ホワイトボードを「進行中」「保留」「完了」などでエリア分けし、タスク名が書かれた付箋を該当箇所に貼っていく進捗管理方法のこと。
近年はカンバン方式を採用したデジタルツールも存在します。

カンバン方式のメリットは、シンプルで理解しやすく、チーム全員が一目で進捗を確認できることです。
それによりチームワークが生まれ、チームとして業務を遂行できるようになるでしょう。

デメリットは、個人のタスクを詳細まで把握できない点です。
また予算の項目などが存在しないため、管理できる項目が限定的な点もデメリットといえます。

3. エクセルで進捗管理を見える化

表計算ソフトのエクセルを使って進捗管理を見える化する方法です。

エクセルのメリットは、導入ハードルが低い点です。
新しくソフトウェアをインストールする必要がないうえ、多くの従業員にとって馴染みがあるため、導入～運用を進めやすいといえます。

デメリットとしては、機能が限られている点が挙げられます。
タスク管理に特化しているツールではないため、細かなプロジェクト管理やデータの一元管理はできません。
またモバイルに対応しきれていないことから、出先で進捗の記入が難しい点も課題といえます。

4. ビジネスチャットで進捗管理を見える化

ビジネスチャットのタスク管理機能を活用し、進捗管理を見える化する方法です。

メリットとしては、ツールを一本化できる点が挙げられます。
多くの企業が導入しているチャットツールでタスクを管理できるため、「ツールをまとめたい」「コストを重視したい」と考える企業におすすめです。

 一方で、高度なタスク管理機能は搭載されていないことがデメリットとして挙げられます。
複雑な組織構造を管理する場合、チャットが乱立してしまい、管理者の負担が増すことも考えられます。

5. 進捗管理ツールで進捗管理を見える化

進捗管理専用のツールを使い、進捗管理を見える化する方法です。

進捗管理に特化しているため、高度な設定を行える点がメリットとなります。
事業部/チーム/メンバー/施策ごとの進捗管理に対応しているツールを選べば、大規模のプロジェクトや、複数の施策を効率的に管理できます。

デメリットは、安定稼働までに時間がかかる点です。
多機能になればなるほど、メンバー・管理者がツールの利用に慣れ、習慣化するまでに時間を要します。

ただしこのデメリットは、サポートが充実しているツールを選ぶことで無事解決も可能です。
導入～安定稼働まで並走してくれるようなツールを選び、スムーズに進捗管理を進めましょう。

進捗管理の見える化におすすめのツール

進捗管理を見える化する5つの方法を踏まえたうえで、おすすめのツールを5つ紹介します。

• Quantee
• Asana
• Backlog
• Trello
• Chatwork

Quantee

Quanteeは、セールス・マーケティング全領域において、施策特有の指標KPIから現場で重視されるKPIまでを一気通貫で管理できるKPIマネジメントツールです。

オンライン/オフライン施策を問わずすべての活動をデータ化できることから、施策指標から商談・売上などの現場指標まで一気通貫でのモニタリングが可能。
またアクセス解析ツールやMAツール、CRM/SFA、広告媒体、SNS、表計算ソフトなど、多様なツールと連携でき、各チャネルデータを容易に集計・一元化できます。

さらに初期導入から運用までカスタマーサクセスチームによるサポートを受けられるため、「ツールが浸透し安定稼働するまで伴走してほしい」という企業におすすめです。

Quanteeの詳細はこちら

Asana

Asanaは日々のタスクからビジネスの全体像まで、仕事のすべてを整理し、見える化できるプロジェクト管理ツールです。
世界190ヵ国100万以上のチームが導入しており、実績が豊富なことから安心して利用できます。

Asanaでは、タイムライン機能でプロジェクト全体の進捗をスケジュールと合わせて一目で確認可能です。
UIメニューも分かりやすく直感的に使えるため、初めての進捗管理ツールにもおすすめです。

Asanaの詳細はこちら

Backlog

Backlogは直感的な操作感が魅力のプロジェクト管理・タスク管理ツールです。
国産ツールのため、言語の壁を感じずに使用することができます。

タスク管理だけでなく、全体の進行状況も一目で確認可能。
メンバーが増えても料金が変動しないスペース課金制のため、利用人数が多い企業におすすめです。

Backlogの詳細はこちら

Trello

Trelloは、ダッシュボード上でカードを動かしながらタスクを管理する、カンバン方式のタスク管理ツールです。
誰が何を行っているか、完了すべきことは何かを一目で把握できるため、タスクの漏れを防止できます。

テンプレートも用意されており、自社でのカスタマイズも簡単に実行可能です。
カンバン方式のデジタルツールを検討している企業におすすめできます。

Trelloの詳細はこちら

ChatworkWrike

Chatworkは、国内利用者No.1のビジネスチャットツールです。
タスク管理機能が搭載されており、チャットごとにタスクを追加することができます。

期日や担当者などの詳細設定や、メッセージからタスクを設定することも可能です。
チャットツールを使って進捗を見える化したい企業におすすめできます。

Chatworkの詳細はこちら

進捗管理ツールの選び方

進捗管理ツールは、導入するだけでは成果を得られません。
下記3点のポイントを押さえ、自社に合うツールを選定しましょう。

• 複雑な組織構造でも対応できるか
• 誰でも使いこなせるか
• 導入から運用までのサポートを受けられるか

複雑な組織構造でも対応できるか

進捗管理でチームのパフォーマンスを向上させるなら、管理者の負担を軽減し、データを用いた的確なフィードバックを行うことが重要となります。

そのため、複雑な組織構造で進捗管理ツールを運用する場合、プロジェクトや施策ごとに管理ページを設けられるかを確認しておくことが大切です。

誰でも操作しやすいUIか

進捗管理ツールは、導入からチームに浸透、そして習慣化するまでに時間がかかります。
使い勝手が悪いUIだと次第に入力が億劫になり、正確なデータを収集できなくなるでしょう。

誰でも直感的に操作できる進捗管理ツールを選ぶことで、ツールの力を最大限に発揮できるようになります。

導入から運用までのサポートを受けられるか

進捗管理ツールは、多機能になればなるほど慣れるまでに時間がかかります。
また細かく指標やKPI設定などを自社に合わせてカスタマイズする場合、自社だけでは絞り込みが難しいケースもあるでしょう。

導入から運用までのサポートを実施しているベンダーなら、ツールが浸透し安定稼働するまで伴走してくれるため安心して利用できます。

進捗管理の見える化で業務効率を向上させよう

進捗管理を見える化することで、業務効率の向上が可能です。自社に合うツールを選定し、企業の競争力アップを目指しましょう。

とくに複雑な組織構造になるほど「チームや施策ごとの課題が可視化できていない」「複数の外部ツールを併用しており管理が大変」と、管理者の課題は増加する一方です。
複雑化した組織で効率的に進捗管理を行うなら、組織階層ごと、施策階層ごとに見たい指標を設定できるツールを選ぶことをおすすめします。

KPIマネジメントツール「Quantee」なら、セールス・マーケティング全領域における進捗管理が可能です。
領域ごとにバラバラに管理していたものを一元管理できるため、管理者・マネージャーの工数を大幅に削減できます。

Quanteeについて、詳細は下記よりご覧ください。

Quanteeの詳細はこちら