進捗管理は、プロジェクトが予定通りに進行しているか、どの部分に課題や遅れが生じているかを把握するための管理手法です。

進捗管理によってリスクを低減し、プロジェクトを成功に導くための適切な行動が実現できます。

この記事では、プロジェクトの進捗管理方法と、見える化の重要性について解説していきます。

プロジェクト進捗管理の基本

まずは基本となるプロジェクトの進捗管理についての解説です。

プロジェクトの進捗管理は何をするのか、どんなメリットがあるのかを知ると、プロジェクトの成功につながるでしょう。

プロジェクト進捗管理とは

プロジェクト進捗管理とは、プロジェクトの目標達成を目指してさまざまな状況を管理する手法です。

主に、タスクの進行状況を定期的にチェックして、問題が起きた際に必要なアクションを決定します。

プロジェクトの進捗管理をすることで、作業の遅れや問題点を早期に発見し、適切に対応できます。

プロジェクト進捗管理のメリット

プロジェクト進捗管理の最大のメリットは、問題を早期に発見して対策を立てられる点です。

また、全体のビジョンや目標に対する進行状況をチーム全体で共有できるため、コミュニケーションの促進にもつながります。

さらに、進捗管理を行うことで成果物の品質を維持し、納期遵守が期待できます。プロジェクトの進捗管理にはメリットが多いため、多くの企業でこのプロジェクト進捗管理を重要視するようになりました。

プロジェクトの進捗管理方法

プロジェクトの進捗管理が上手くいかずに、スケジュールが遅れてしまった経験はありませんか？

プロジェクトの進捗管理は、以下の手順でおこなうと効果的です。

1. 現状把握
2. 期間の設定
3. 進捗管理

それぞれの手順のポイントを掘り下げていきましょう。

現状把握

進捗管理の第一歩は、プロジェクトの現状把握です。現状とは、タスクの完了度や残りの作業量、リソースの状況などが含まれます。

また、現状のみならず、今後起きるであろう遅延の可能性を考慮していきます。すべての事態を想定することが進捗管理の始まりです。

期間の設定

現状把握が終わったら、次は期間の設定です。残された作業量を踏まえて、どの工程にどの程度の時間を割けるかを考えます。

時間だけではなく、現在の進捗を踏まえて人員の応援が必要なのかも判断しましょう。

進捗が遅れる可能性がある場合、設定した期間内にタスクを終わらせるために人員の再配分が必要となります。

進捗管理

期間の設定まで終わったら、進捗管理表をもとに進捗の管理をおこないます。

問題が起きた際は、現状把握に戻って対応を考えることで、最短でリスケジュールできます。

進捗管理は、ただスケジュールを管理するだけではありません。どの工程にどのような問題が潜んでいるかを先回りして判断する必要があります。

しかし、プロジェクトの進捗管理は突発的な対応も多く、管理に慣れている方でも常に上手くいく保証はありません。

プロジェクト進捗管理の課題と解決策

プロジェクトの進捗管理では、当初の計画と実際の進行との間にギャップが生まれる場合があります。

中には、進捗管理する意味がないのでは？と考えてしまう方もいるかもしれません。

そこで、プロジェクトの進捗管理でよく発生する課題とその解決策について詳しく解説していきます。

進捗管理は意味がない？

以下、進捗管理には意味がないと感じてしまう主な理由をまとめてみました。

• メンバーのコミュニケーションが乏しい
• 進捗率を曖昧にしている
• 忙しくて進捗管理に手が回らない

プロジェクト内のコミュニケーションが乏しいと、進捗管理する意味が薄れてしまいます。なぜなら、メンバー同士でお互いの体調やタスクの状況を把握してフォローできないと、進捗が遅れてしまうからです。

普段会話するような環境が作れていないと、体調が良いのか悪いのか分かりません。目の前のタスクで手が一杯なのか、余力があるのかも確認できないでしょう。

また、進捗率が曖昧なプロジェクトも注意が必要です。進捗率が90%と言っても、それが当初の計画通りの成果物に対してなのか、追加対応分を含んでいるのかでは意味合いが変わってしまいます。

プロジェクトが始まる前に、基準を統一しておくことでメンバー間での認識のズレを防ぎ、進捗に遅れが発生するリスクを軽減できます。

日々のタスクが多過ぎると、定期的に進捗管理する余裕がなくなります。特に、プロジェクトの管理者が自らにタスクを割り振ってしまうと、突発的なトラブルが起きた際にすぐに対応ができなくなるでしょう。

各メンバーも終業時間ギリギリまで作業に追われてしまっては、進捗管理表の更新やメンバー間での確認事項が疎かになってしまいます。

解決策と改善アプローチ

以下、プロジェクトの進捗管理での課題を改善するためのアプローチをまとめました。

• コミュニケーションの強化
• データの見える化
• 進捗管理ツールの活用

まずは、基本となるコミュニケーションの強化が必要です。そのためには、仕事内容の確認や打ち合わせで相手の話をしっかり聞くことを意識します。

人間は話を聞いてくれる人に好感を抱きやすいので、まずは聞くことから始めて徐々に自分の仕事の話やそれ以外の話をしてみてください。

また、進捗管理ではいかに早く現状や問題を把握できるかが大切です。グラフや図を使ってデータを可視化すれば、数字の羅列だったデータを一目で確認できるでしょう。

そのためには、プロジェクト進捗管理ツールの導入が有効です。プロジェクト進捗管理ツールがあれば、日々のタスクの進捗の確認から目標の達成率まで自動で見える化してくれます。

評価や改善をおこなう際は、色々なデータを探しに行かなくても進捗管理ツール内のデータを活用できます。時間をかけずに評価や改善をサポートしてくれるので、忙しい管理者の強い味方になってくれるはずです。

進捗管理を見える化するためのツール

見える化は、進捗管理の課題を解決するための重要な手法の一つです。その見える化を活用するためには、プロジェクト進捗管理ツールを導入してみましょう。

プロジェクト進捗管理ツールには、見える化に役立つ以下のような機能が付いています。

• カスタムダッシュボード機能
• ガントチャート機能
• グラフやチャート図

プロジェクトの進捗状況やKPIを一目で確認するためには、カスタムダッシュボードが効果的です。自身で管理したいデータや指標を優先的に配置すると、ダッシュボードを見るだけでもプロジェクトの進捗状況の大枠が確認できます。

進捗状況を細かく確認するためには、ガントチャートを使用しましょう。

ガントチャートは、各タスクの進行状況や人員の配分を時系列で表示できます。横列に時系列が進行していくので、進捗状況の見える化が可能となります。

グラフやチャート図も、進捗状況の見える化では大切です。ただ集計したデータを数字で並べても、一目で状況把握をするのは簡単ではありません。

しかし、グラフやチャート図を使ってデータを比較できれば、一目で状況把握できるでしょう。

プロジェクトの進捗管理は見える化が重要

プロジェクトの進捗管理は、業務の適切な進行と計画に不可欠なプロセスです。

進捗管理を成功させるためには、見える化が重要です。見える化の手法としては、カスタムダッシュボードの活用やガントチャートの導入、定期的な進捗ミーティングなどが挙げられます。

カスタムダッシュボードやガントチャートを効率よく活用するには、プロジェクト進捗管理ツール「Quantee」の導入がおすすめです。

Quanteeは規模の大小を問わずにさまざまなプロジェクトの進捗管理のサポートを実現してくれます。

データや進捗状況の見える化はもちろんのこと、評価に使用するデータの集計が容易にできます。データの一元化で管理者の工数は大幅に削減できるでしょう。

Quanteeは大規模言語AIのChatGPTと連携しているので、蓄積された進捗状況やデータをもとに、AIからの改善サポートが受けられます。

Quanteeの詳細はこちら