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資料ダウンロードプロジェクト管理とは？目的や代表的な手法・おすすめツールを解説
プロジェクトを効率的に進行させるにはプロジェクト管理が不可欠です。しかし、なかには「プロジェクト管理=ただ予算や納期、品質などを守ること」と誤解しているプロジェクトマネージャーも少なくありません。
そこで本記事では、プロジェクト管理とは何か、またその目的を分かりやすく解説します。代表的な手法やおすすめのツールについても紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理とは、プロジェクトに関わるすべての要素をコントロールし、成功に導くための取り組みを指します。
ここでは、プロジェクト管理の基礎的な知識として、プロジェクト管理の管理項目と取り組む重要性について見ていきましょう。
プロジェクト管理で管理すべき項目
プロジェクト管理で管理すべき項目は、企業や管理の手法によって異なります。たとえばプロジェクト管理の代表的な手法「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」では、下記の10種類を管理項目としています。
- 統合マネジメント
- スコープマネジメント
- スケジュールマネジメント
- コストマネジメント
- 品質マネジメント
- 資源マネジメント
- コミュニケーションマネジメント
- リスクマネジメント
- 調達マネジメント
- ステークホルダーマネジメント
上記のように、プロジェクトに関わるあらゆる要素を管理することで、プロジェクトをスムーズに進めるだけでなく、トラブルを防止できます。
プロジェクト管理の目的と実践の重要性
プロジェクト管理のおもな目的は、プロジェクトのQCD（品質・コスト・納期）を守ることです。しかし「QCDさえ守れたらプロジェクト管理は成功」というわけではありません。
プロジェクト管理によってヒト・モノ・カネ・情報・時間を管理すれば、チームの生産性・効率性を上げることができます。限られた予算やリソースのなかで無駄をなくすことで、利益を最大化し、チームの総力を向上させられるでしょう。
プロジェクト管理の流れ
ここからは、プロジェクト管理の流れを3ステップで解説します。
- プロジェクトの目的を明確化する
- タスクの洗い出しを行う
- 進捗を確認しながら軌道修正を行う
1. プロジェクトの目的・目標を明確化する
まずはプロジェクトの目的・目標を明確化します。目的が曖昧な状態でプロジェクトを進行してしまうと、トラブル発生時など迅速な判断が必要なタイミングで優先順位を付けられません。また目標がなければ、メンバーのモチベーションを維持することも難しいでしょう。
プロジェクトの目標を明確化する際は、具体的な数字を立てることがポイントです。客観的な指標があれば、メンバーのモチベーションやスキルアップにもつながります。また数字による目標は、プロジェクト完了後の評価の基準にもなります。
2. タスクの洗い出しを行う
プロジェクトの目的や目標を確認したら、次はタスクの洗い出しを行います。その際、次の3つも一緒に決めておきましょう。
- タスクの優先順位
- タスクの担当者
- タスクの期限
タスクの割り振りを行う際は、プロジェクトメンバーの意向や能力を把握しておく必要があります。またタスクの量に偏りが生じればメンバーのモチベーション低下につながるため、適切に業務を割り振りましょう。
3. 進捗を確認しながら軌道修正を行う
実作業に入ってからは、定期的に進捗確認を行いながら軌道修正を行っていきます。
具体的には、事前に決めたタスクの目標や期限と現状を比較し、差分を埋めていく作業が必要です。たとえばあるタスクに遅延が生じているなら、他のタスクとの入れ替えを行ったり、他のメンバーによるフォローを行ったりといった対応が求められるでしょう。
多くの場合、プロジェクトは想定通りには進行しません。進捗管理を行い、迅速に軌道修正をすることで、問題が深刻化する前に対処が可能です。
進捗管理の重要性や具体的な方法については下記の記事でご覧いただけます。
関連記事：進捗管理とは？プロジェクトをスケジュール通り進めるコツやツールについて解説
プロジェクト管理の代表的な手法
プロジェクト管理にはいくつかの手法が存在します。ここからは、代表的な手法4つを紹介します。
- PMBOK
- WBS
- ガントチャート
- アジャイル
PMBOK
PMBOK（Project Management Body of Knowledge）とは、1987年にアメリカの非営利団体PMIが発表した、プロジェクト管理に関する知識や手法を体系的にまとめた参考書のようなものです。PMBOKでは、10個の知識エリアと呼ばれる管理項目が5つのプロセスに分類されています。
| 知識エリア |
• 統合マネジメント
• スコープマネジメント • スケジュールマネジメント • コストマネジメント • 品質マネジメント • 資源マネジメント • コミュニケーションマネジメント • リスクマネジメント • 調達マネジメント • ステークホルダーマネジメント |
| プロセス |
1. 立ち上げプロセス
2. 計画プロセス 3. 実行プロセス 4. 監視・コントロールプロセス 5. 終結プロセス |
ただしPMBOKはあくまでもノウハウをまとめた知識集であり、現場でそのまま使うことはできません。PMBOKを理解したうえで、その知識をプロジェクト管理ツールに落とし込んで運用する必要があります。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクト完了に必要な作業を構造化する手法のことです。下の画像のように、大きな粒度のタスクから列挙し、タスクを分解していきます。
WBSの目的は、プロジェクトに必要なタスクを漏れなく洗い出すことです。WBSによってタスクを過不足なく抽出できれば、タスク実行に必要なリソースや所要期間を算出できます。そのため、効果的な人員配置やスケジュール設定を行えるのです。
ガントチャート
ガントチャートとは、棒グラフを用いて作業工程や進捗状況を管理する図表のことで、日本語では「計画表」「進行表」「工程表」と呼ばれます。下の画像のように、縦軸にタスクや担当者、横軸に進捗率や日時を設定することで、プロジェクトのタイムラインを一目で把握できる特徴を持ちます。
ガントチャートを使用すれば、「いつ・誰が・どんなタスクに着手しているか」を共有できます。WBSでタスクを洗い出し、ガントチャートでチームの状況を確認すれば、プロジェクト全体を可視化したうえで正しく進捗を把握することができるでしょう。
アジャイル
アジャイルとは、システムやソフトウェア開発で用いられる開発手法を指します。「計画→設計→実装→テスト」の工程を小さな機能開発ごとに行っていくことが最大の特徴です。
アジャイルでは、ステージごとに検証を行えることから、こまめに品質の確認や修正を行えます。また通常の開発手法と比較して開発期間が短縮されることから、スピーディーにプロジェクトを進めたい場合に使用される手法です。
プロジェクト管理で使用するツール
プロジェクト管理では、先ほど紹介した管理手法をツールに落とし込んで実行します。ここでは、プロジェクト管理で使用するツールとして「エクセル」「プロジェクト管理ツール」を比較します。
エクセル
表計算ソフト・エクセルで管理シートを作成する方法です。多くの企業が導入していることから初期費用がかからないこと、また難しい操作がなく誰でもツールを扱えることがメリットといえます。
デメリットとしては、本格的なガントチャートには不向きなことや、複数人での編集がしづらいことが挙げられます。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理に特化したツールを利用する方法です。タスク管理やスケジュール管理、目標管理など、ツールによってさまざまな機能が搭載されている点や、進捗をリアルタイムで追える点などがメリットです。
一方で、初期費用がかかる点はデメリットといえます。またツールが多い分、自社に適したツールを選ばないと無駄なコストがかかってしまいます。
おすすめのプロジェクト管理ツール
エクセルを使ったプロジェクト管理は少人数のプロジェクトにはおすすめできますが、複雑な組織階層のプロジェクトや、プロジェクト管理を効率化したい企業には不向きです。
そこで、ここからはおすすめのプロジェクト管理ツールを紹介します。自社の使い方に合わせて適切なツールを検討しましょう。
- Quantee
- Asana
- Backlog
Quantee
Quanteeは、KPI管理に強みを持つプロジェクト管理ツールです。プロジェクトごとの管理ページを作れるのはもちろんのこと、個別メンバーや個別指標ごとの管理ページで詳細な進捗確認や分析を行えます。
国産ツールのため言語の壁がなく、サポートが充実している点も魅力。組織内で進捗管理のフォーマットを統一できることから、進捗確認の無駄なやりとりをなくし管理者の負担を軽減させることも可能です。
またQuanteeでは無料デモを用意しております。詳細は下記よりご確認ください。
Asana
Asanaは簡単にタスクやプロジェクト管理を行えるワークマネジメントプラットフォームです。世界190カ国の企業で導入されており、大企業や大手企業への導入実績もあります。
実績豊富なプロジェクト管理ツールを探している企業におすすめです。
Backlog
Backlogは誰でも直感的に使えるUIが魅力のプロジェクト管理・タスク管理ツールです。国産ツールのため、言語の壁を感じることなく操作できます。
チームメンバーがすぐに使いこなせるツールをお探しなら検討してみましょう。
自社に合うプロジェクト管理ツールでさらなる効率化を図ろう
プロジェクト管理とはプロジェクトを成功させるために人員配置やコスト、スケジュール、品質などを幅広く管理することを指します。プロジェクト管理を行うことで、予算や納期・品質をクリアすることはもちろん、生産性・効率性の向上による利益拡大も期待できるでしょう。
しかしプロジェクト管理を円滑に進めるには、管理者と現場の双方が協力を示すことが重要です。よって、双方に負担が少ないプロジェクト管理ツールを導入することがプロジェクト管理成功の鍵となるといえます。
KPIマネジメントツール「Quantee」ならプロジェクトの進捗をリアルタイムに追えます。管理のフォーマット統一もできるため、進捗確認の無駄なやりとりをなくし、データ集計管理工数0を実現可能です。詳しくは下記をご覧ください。
