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資料ダウンロード進捗報告書の作り方とは？ステータス管理と見える化ツールも紹介
プロジェクトマネージャーは、定期的に進捗報告書を提出してプロジェクトの状況を報告する必要があります。進捗報告書は、評価につながりやすい作り方と工夫が必要です。
今回は、進捗報告書の作り方とステータス管理について解説していきます。
プロジェクトを把握しやすくなるコツと、見える化に役立つツールも紹介するので、最後まで読み進めてみてください。
目次
進捗報告書とは？
進捗報告書は、プロジェクトの進行状況を関係者に伝えるための重要な報告書です。
進捗報告書によって、プロジェクトが順調に進行しているか、問題が発生していないかを提示できます。
適切な進捗報告をおこなうことで、プロジェクトのメンバーは必要に応じて方針を修正し、計画通りにプロジェクトを進行可能です。プロジェクトにアサインしているメンバーだけでなく、経営陣や取引先と認識を共有するために進捗報告書は必要です。
進捗報告書＝ステータスレポート
進捗報告書は、別名「ステータスレポート」とも呼ばれます。
進捗報告書は、問題が発生した後ではなく、プロジェクトが順調に進行しているか、リスクが存在するかなどのリアルタイムな状況を共有するための報告書です。
タイムリーに共有されるこのレポートにより、チーム内のメンバーはプロジェクトの進行状況を一目で確認できます。同時に、関連部署や経営陣など、直接プロジェクトに参加していない関係者に進捗報告を共有可能です。
進捗報告書に必要な要素
簡潔でわかりやすい進捗報告書を作成するためには、以下の要素を満たす必要があります。
- プロジェクトの健全性
- 進捗状況の要約
- リスクや問題の特定
- 次のステップやアクションの共有
上記を満たすことで、報告書を受け取った側はプロジェクトの進行状況をおおよそ把握可能です。
進捗報告書のメリット
進捗報告書には、プロジェクトの進捗状況を共有する役割があると解説しましたが、その他にもメリットがあります。まずはリスク管理が徹底できる点です。
進捗報告書で進行の妨げになっている事項や人物を報告することで、プロジェクトメンバーだけでは改善できない事項にも対応できます。リスクを回避することで、プロジェクトはより円滑に進行していくでしょう。
また、進捗報告書があれば、会議に必要以上の時間をかける必要がありません。都合がいいときに進捗報告書に目を通すだけで現状把握ができるので、業務効率化にもつながります。
進捗報告書の書き方
進捗報告書は、以下の手順で作成します。
- 現場のレポートをまとめる
- 進捗状況の要約を追記する
- 必要なリンク先を明記する
それぞれの作業内容について、詳しく解説していきます。
現場のレポートをまとめる
最初に、現場のレポートをまとめます。問題やリスクがないか、改善した項目があれば結果はどうなったかなど、現場の状況を簡潔にまとめてください。
文章だけでまとめるのではなく、注意事項や問題が発生した際は、ステータスを黄色や赤で表示しましょう。色分けを使用することで、進捗報告書の視認性が高くなります。
進捗状況の要約と追記する
進捗報告書の要になるのは、プロジェクトの全体的な進捗状況です。進捗状況は、プロジェクトの主要な事実や状況を明確に伝える必要があります。
要約は、レポートを詳細に読む時間がない関係者にとって、非常に価値のある情報源となります。
必要なリンク先を明記する
現場の状況と進捗状況を記載したら、最後に必要なリンク先を明記します。進捗報告書は簡潔にまとめることを重視しているので、詳細なデータは記載しません。
しかし、プロジェクトの詳しいデータや資料を確認したいと考える人もいるでしょう。そんな要望を汲み取るために、詳細なデータや資料のリンク先を明記しておくことで完璧な進捗報告書が完成します。
ステータス管理の見える化とは？
進捗報告書を作成するためには、プロジェクトのステータス管理が必要です。
そこで、ステータス管理の基本と見える化によって得られるメリットについて解説していきます。
ステータス管理とは？
ステータス管理とは、プロジェクトの進捗や成果物の状況を管理する手法です。
ステータス管理を適切におこなうことで、組織全体での認識を共有してコミュニケーションを円滑に進められるようになります。
ステータス管理を見える化するメリット
ステータス管理を見える化することで、チームメンバーがプロジェクトの進捗状況を共有するプラットフォームが完成します。その結果、メンバー全員がプロジェクトの方向性を理解し、ムダのない取り組みができるようになります。
また、ステータス管理の見える化によって問題が発生した場合の対処方法が明確になり、プロジェクトの遅延やリスクを最小限に抑制可能です。
ステータス管理を見える化するコツ
ステータス管理を見える化するためのコツは、専用ツールの導入です。
専用ツールを導入することで、以下のメリットがあります。
- ステータス管理が容易になる
- データを見える化できる
- 管理者依存にならない
それぞれのコツについて、詳しく解説していきます。
ステータス管理が容易になる
専用ツールを導入すると、ステータス管理が容易になります。専用ツールがないと、エクセルでガントチャートや表を作成したりワードで進捗報告書を作成したりと、バラバラにデータを保管しなければなりません。
専用ツールを使用することで、ステータスの入力から進捗報告書の作成まで、一括したステータス管理が可能です。また、部署や役職を問わずに進捗状況にアクセスする際、保管先が明確になるので時間をロスする心配もありません。
データを見える化できる
専用ツールの導入によって、これまで手作業でおこなっていたデータの見える化を簡略化できます。グラフやチャートなど、見える化するためのツールは全て揃っているため操作性も優れています。
データを見える化することで、より多くの関係者がプロジェクトの状況を把握しやすくなるでしょう。プロジェクトの認識を共有することで、お互いにサポートしやすい体制が整い、よりプロジェクトが円滑に進行可能です。
管理者依存にならない
専用ツールを導入すると、管理者を問わずにステータス管理がおこなえます。これまでは管理者が自らエクセルなどでシートを作成するので管理者依存になりがちでした。
専用ツールを導入することで、誰でもステータス管理を引き継ぎ可能なうえに、データをもとにした正確な状況判断ができます。プロジェクトの属人化を回避することで、プロジェクトの進行を左右する懸念事項を軽減することが可能です。
見える化についての詳細は、下記の記事でご覧ください。
ステータス管理には進捗管理ツールの導入がおすすめ
ステータス管理には、KPI進捗管理に特化した管理ツール「Quantee」がおすすめです。Quanteeの導入によって、以下のメリットがあります。
- ステータスの見える化
- 面倒な集計不要
- PDCA実行
QuanteeはKPIに特化した進捗管理ツールなので、ステータスをリアルタイムで把握できます。進捗度の数値化だけでなく、データはいつでもグラフやチャートで見える化可能です。
また、集めたデータはQuanteeが集計してくれるので、管理者の業務効率化につながります。集計を自動化することでミスが減り、より正確にプロジェクトの進捗状況を把握できるでしょう。
さらに、集めたデータをもとにPDCAを実行してくれるので、無理なく現場の改善ができます。改善を続けることで、現場のプロセスが最適化していきます。
進捗管理ツールは、ステータス管理だけでなく、正確な進捗報告書の作成にも役立つ頼もしいサポーターです。
