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資料ダウンロードプロセス管理とは？管理方法からおすすめツールまで解説
業務効率を改善する際に重要になるのが、プロセス管理です。しかし、管理職や経営者の中にはプロセス管理をどういう風におこなえばいいか分からずに悩んでいる方もいるでしょう。
そこで今回は、業務効率を上げて利益を増やしたいと考えている方向けに、プロセス管理の基本と管理方法、おすすめプロセス管理ツールについて詳しく解説します。
専用ツールを導入すれば手間をかけずにプロセス管理ができるので、最後まで読み進めてみてください。
プロセス管理とは？
プロセス管理は、業務の一連の流れや手順を最適化し、効率や品質を向上させるための方法です。プロセス管理によって業務のミスや遅延を防ぎ、組織の生産性や利益を増加させることが可能です。
プロセスは日本語では「過程」という意味になります。つまり、企業やチームが目的を達成するためには、どのような過程を経てきたかが重要になるわけです。
プロジェクトを最後まで遂行するため、管理を徹底して現場でのケガやトラブルを防ぐため、どのようなプロセスを作るかが管理者にとっての課題になります。
現在では業種を問わずに、多くの企業が積極的にプロセス管理に取り組んでいます。
プロセス管理と9つのマネジメント
プロセス管理は、業務の効率化や成果を最大化するために不可欠な活動です。特にプロジェクトを進行する際には、複数の管理アプローチが存在します。
プロセス管理に重要な9つのマネジメント手法について、それぞれ詳しく解説していきましょう。
プロジェクト統合マネジメント
プロジェクト統合マネジメントは、プロジェクト全体を通じて業務を適切におこなうための管理です。プロジェクト統合マネジメントにより、各フェーズが円滑に進行し、トラブルのないプロジェクト進行ができます。
プロジェクトの計画、実行、監視、終了までの一連の流れを管理することが、このプロジェクト統合マネジメントの役割です。
スコープマネジメント
スコープマネジメントは、プロジェクトの達成に必要なプロセスやタスクの管理です。スコープマネジメントによって、各工程で発生するプロセスやタスクを細分化して分析をおこないます。
スコープマネジメントをおこなうことで、プロセスやタスクを無駄なくこなせます。プロジェクト達成のためには、この小さな過程を大切にしていくことが大切です。
スケジュールマネジメント
スケジュールマネジメントは、プロジェクトの進捗を計画して管理することです。プロジェクトでは納期に間に合わせることが特に重要なので、スケジュールマネジメントは欠かせません。
スケジュールマネジメントをおこなうと、万が一トラブルが起きた際にも進捗状況を確認して、納期に間に合うように新たなスケジュールを作成できます。それぞれのプロセスやタスクの納期を徹底することで、プロジェクト全体の納期も厳守できるでしょう。
コストマネジメント
コストマネジメントは、プロジェクトの予算に合わせて各工程に予算を分配する役割があります。予算を管理するためには材料費や製造費用だけでなく、人件費の計算もしなければいけません。
コストマネジメントを怠ってしまうと、プロジェクトを予定通りに達成しても赤字になってしまう可能性があります。企業やチームの利益に直結するので、コストマネジメントは慎重さが求められます。
品質マネジメント
品質マネジメントは、各工程で成果物が基準や要求を満たしているかを確認して管理します。各工程で基準を満たしていないと、最終的な成果物も低品質になってしまうからです。
成果物は製品に限った話ではありません。営業でのプロセスや接客時のプロセスでも、一つひとつの基準が低くては顧客が離れていってしまいます。
顧客に繰り返しリピートしてもらうためには、品質マネジメントをおこなって成果物の品質を高めていくことが大切です。
リソースマネジメント
リソースマネジメントは、プロジェクトのリソースを効率的に割り当て、管理していきます。このリソースには、人材や設備、時間が含まれます。
リソースを有効活用していくと成果が出やすくなるので、プロジェクトの達成にはリソースマネジメントも必要です。工数やプロセスの難易度に合わせて、随時リソースを調整しましょう。
リスクマネジメント
リスクマネジメントは、プロジェクトに関連するあらゆるリスクを予測し、管理していきます。実際に起きる可能性のある問題や現場でのケガに対処し、安全にプロジェクトを達成するためです。
そのためには、プロセスやタスクをできるだけ細分化して、どんなリスクが潜んでいるか担当者を含めて確認していくことが大切です。
調達マネジメント
調達マネジメントは、外部リソースや資材が必要な際に必要です。無駄のない調達をおこなうことで、予算を抑えつつスムーズなプロジェクト進行を実現します。
必要なリソースや資材は工程によって異なります。その際に過不足なく調達をおこなうためには調達マネジメントが必要です。
ステークホルダーマネジメント
ステークホルダーとは「利害関係者」のことです。つまり、プロジェクトに影響を与える関係者を管理するのがステークホルダーマネジメントです。
プロジェクトを円滑におこなうためには、コミュニケーションが必要です。その際に、ステークホルダーマネジメントをおこなうことで良好な関係を作れます。
ステークホルダーマネジメントは、個人間に任せてしまうケースもよくあります。しかし、人間関係のトラブルは修復が難しくなるので、事前に管理しておくことも大切です。
業務プロセスの管理方法
業務プロセスの管理は、組織の業績向上と効率化の鍵となる重要な要素です。管理の手順としては、以下のようになります。
- プロセス管理の要件とゴール設定
- プロセス管理の計画
- 業務フロー図と作業手順書の作成
- 現場レビューの最適化
- プロセスの実行と管理
それぞれの手順について、詳しく解説していきましょう。
プロセス管理の要件と目標設定
プロセス管理の第一歩は、具体的な目標の設定からです。なぜなら、目的地が決まらなければ、どの道順で進めばいいか分からないからです。
目標を設定する際には、数値化できる目標を設定しましょう。プロジェクトでいえば納期と成果物の数量、企業目標でいえば売上などに当たります。
プロセス管理の計画
目標を設定したら、それを実現するために計画を練ります。この計画には、各タスクの優先順位、必要なリソース、予定されるスケジュールなどが含まれるでしょう。
計画が整うと業務の方向性が明確になるので、プロセスの実行段階でのトラブルを大きく減少できます。
業務フロー図と作業手順書の作成
プロセス管理の計画をもとに、業務フロー図や作業手順書を作成します。なぜなら、各ステップで何が求められるのかが具体的にできるからです。
特に新しいメンバーや業務未経験者が参加する場面では、マニュアルにも使える作業手順書が非常に有効です。業務フロー図は、作業の流れを図や矢印にすることで視覚的にやるべきことが判断できるようになります。
現場のレビューの最適化
計画をもとに、業務フロー図や作業手順書を作成することで、プロセスを明確化します。これらの文書は、業務の流れを視覚的に表現し、各ステップで何が求められるのかを具体的に示すためのツールとなります。
特に新しいメンバーや業務未経験者が参加する場面では、このような文書が非常に有効です。
プロセスの実行と管理
全ての準備が整ったら、実際の業務プロセスの実行に移ります。計画や作業手順書通りに業務を進めていくとともに、管理者はその過程を管理していきます。
期間中の進捗状況をチェックして必要に応じて微調整を加えることで、目標達成に向かって確実に進めます。
プロセス管理ツールのメリットと選び方
上記のプロセス管理ですが、手動で全ておこなっていくのは簡単ではありません。挫折してしまったり、目標達成できなかったりするケースもあります。
プロセス管理が上手くいかない時に役立つのが、プロセス管理ツールです。プロセス管理ツールは近年、企業や組織の中で業務効率化のための重要な役割を果たしています。
プロセス管理ツールのメリットと選び方について、詳しく解説していきましょう。
プロセス管理ツールのメリット
プロセス管理ツールを導入する最大のメリットは、業務の進捗やタスクの管理が容易になる点です。手動での追跡や管理には時間がかかり、人的ミスの原因にもなりかねません。
プロセス管理ツールを使用することで、上記の作業が自動化され、時間とリソースの節約が可能となります。さらに、リアルタイムでの情報共有が可能なツールを選ぶと、チーム内のコミュニケーションや連携が向上します。
情報はデータベースに蓄積されていくので、改善点やボトルネックを特定する際の根拠として活用できる点も魅力です。
プロセス管理ツールの選び方
プロセス管理ツールの選び方は、プロジェクトの規模や予算に応じて異なります。そのうえで、ツールの機能やカスタマイズ性、使いやすさ、サポート体制などの要素を考慮してください。
また、トライアル版があるプロセス管理ツールに関しては、積極的にトライアル版を利用してみましょう。管理者だけでなく、できるだけ多くのメンバーに操作感や機能を確認することで業務効率を向上させるツールを決められます。
プロセス管理ツールは数多く販売されていますが、その中でも「Quantee」がおすすめです。Quanteeはプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで管理できるうえに、組織やメンバー間の課題をそれぞれ可視化できます。
導入後のサポート体制だけでなく導入時のサポートも充実しているので、初めてツールを導入する際も安心です。
管理者依存のプロセス管理から、ツール主導で誰でもプロセス管理がしやすいQuanteeを使って業務効率を上げてみませんか？
プロセス管理は専用ツールの導入で効率アップ！
プロセス管理の効率化は、現代の企業活動において欠かせない要素となっています。プロセス管理ツールを導入することで、プロセスやタスクの進捗と業務の流れをリアルタイムで追跡することが可能となります。
また、手作業によるミスやタスクの見落としが減少し、時間とリソースの節約にもつながるでしょう。プロセス管理を効率よくおこなうためには、「Quantee」の導入をおすすめします。
プロジェクトのニーズや規模に柔軟に対応できるQuanteeを選択することで、プロセス管理の効率アップと生産性の向上を実現させてみませんか。
