企業にとって、顧客や売上データなどの情報は企業に蓄積されているかけがえのない財産です。その情報ですが、必要な際になかなか見つけられないという経験はありませんか？

企業の情報は、一元管理することで探す手間を省き、効率の良い管理につなげることが可能です。そこで今回は、一元管理のメリットデメリットと一括管理との違いを中心に解説していきます。

部署が多くて情報管理が難しいと考えている経営者は、最後まで読み進めてみてください。

一元管理とは？

一元管理とは、企業や組織内の情報を一つのツールに集約し、効率的に管理する手法です。情報は企業の経営資源として極めて重要なので、適切な管理が必要です。

情報の一元管理をおこなうことで、業務効率化や迅速な経営判断を実現できます。

一元管理の基本

一元管理の基本は、複数種類の情報を一つのツールに集約し、出し入れの効率化を図ります。社内の各部署で別々に管理されていた勤怠データや顧客関連のデータを、一つのツールで維持管理します。

一元管理には個別業務の一元管理と、社内全体の業務や情報の一元管理がありますが、原理は同じです。

一括管理や集中管理との違い

一元管理と一括管理は類似の言葉ですが、概念は異なります。

一括管理は複数の情報を一箇所に集約することです。一方で、一元管理は情報を一箇所に集約するだけでなく、管理方法までを統一します。

集中管理は一括管理と同じで、保管場所の統一を意味します。一括管理や集中管理では、同じパソコン内でもツールや保管方法まで指定できません。

その点、保管方法まで統一している一元管理は、より維持管理面で効率が良いといえるでしょう。

一元管理のメリット

一元管理には、以下のメリットがあります。

• 情報の効率化が図れる
• コストの削減ができる
• 情報の共有がスムーズになる

情報を一元管理すると業務がどう変わるのか、詳しく解説していきます。

業務の効率化が図れる

情報の一元管理は、業務の効率化を促進してくれます。各部署で情報を探す際に費やしていた時間が無くなり、必要な情報がすぐに見つかるためです。

具体的には、社内情報が複数の場所で管理されている場合、必要な情報を手に入れるためには保管場所を聞いたり、わざわざ足を運んだりする必要があります。この手間は、作業時間を圧迫し作業効率の低下につながりかねません。

情報を一元管理すると、どの部署からでも即座に必要な情報へアクセスが可能です。その結果、業務に充てる時間が増えて業務効率化へつながるでしょう。

コストの削減ができる

情報を一元化すると、コストの削減につながります。一人ひとりが情報を探すのに費やす時間が短縮されるので、企業全体で大幅な時間を生み出せるためです。

また、情報を一元化することでデータの重複もなくなります。同じデータを何度も作成するのは時間の無駄ですが、一元管理で重複を予防できます。

企業全体や年間で考えると、新たに生み出せる時間は大きくなり、その分人件費のコスト削減が可能です。

情報の共有がスムーズになる

情報の一元管理には、情報共有をスムーズにするメリットがあります。社内情報をひとつの管理方法でまとめるため、経営層から現場、営業までどの部署からでも情報にアクセス可能です。

情報の一元管理により、情報の活用が社内で活発になって、コミュニケーションが円滑になることもメリットのひとつです。

一元管理のデメリット

一元管理には、以下のデメリットも存在します。

• 導入コストが発生する
• システムを覚える必要がある

一元管理を導入する前に、それぞれのデメリットも確認してください。

導入コストが発生する

一元管理システムを導入する場合、多機能で高性能なシステムを選ぶとコストが高騰する傾向にあります。情報の一元管理は重要ですが、財務状況を圧迫しないように導入コストは抑えるべきです。

システムの機能と導入コストを踏まえて、最適な一元管理の方法を選定してみてください。多機能なシステムを導入しても、使用しなければ費用の無駄になってしまいます。

システムを覚える必要がある

社内情報の一元管理を実現するシステムは、多機能になりやすい傾向があります。そのため、機能が増えれば増えるほど、覚える内容が多くなり操作も複雑になってしまうでしょう。

その結果、ITリテラシーの低い従業員にとっては使いこなすのが難しく、一元管理を導入後も情報にアクセスできない可能性があります。一元管理システムの選定時には、可能な限り多数の従業員が簡単に操作できるサービスの選定が重要です。

一元管理システムの選び方

一元管理システムは現在数多く存在しているので、どれを選んだらいいか判断が難しくなっています。

そこで、以下のように一元管理システムの選び方をまとめました。

• 使いやすさ
• サポート体制
• 価格

まずはシステムの使いやすさです。ITツールに慣れている従業員だけでなく、年配の従業員も操作しやすいシステムを導入しないと一元管理の意味がありません。

できるだけ直感的に操作ができてシンプルな画面設計のシステムを選定することで、より多くの従業員が情報にアクセスできるようになります。デモ機を用意しているシステムは、積極的にデモ機を導入して社内の評価を確認しましょう。

また、サポート体制も重要です。一元管理システムを導入する際だけでなく、導入後のサポート体制が万全な場合は、トラブルが発生した際にすぐに対応を依頼できます。

最後に価格です。どんなに優れたシステムでも、財務を圧迫してしまっては意味がありません。

導入時のコストと毎月の運用コストを把握して、無理なく維持できるシステムを選定してみてください。一元管理システムは長期的に運用していくツールなので、コストのシミュレーションを念入りにおこないましょう。

一元管理システムで情報共有を効率化できる

一元管理システムを導入すると、情報共有が効率化できます。時間とコストを削減できるので、業績を伸ばすきっかけにもつながるでしょう。

どの一元管理システムを導入するか迷っている企業には、「Quantee」がおすすめです。Quanteeは、KPI進捗管理に特化したツールですが、情報の一元管理と見える化にも適しています。

セールスとマーケティングに関わる活動は全てデータ化できるので、目標に対しての達成度を常時モニタリングできます。売上や契約数のデータは自動で蓄積されるので、詳細な改善活動を実現します。

また、カスタムダッシュボードを搭載しているので、必要な情報のみを表示して社内で共有可能です。エクセルやスプレッドシートとの連携も可能なので、過去に作成したデータも無駄にしません。

Quanteeは導入時と運用中に専用のサポートが付いているので、はじめて一元管理システムを導入するに最適なツールです。

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