「社内にエクセルしかないけれど、プロジェクト管理ができるか不安だ」

プロジェクト管理者の中に、このような悩みを抱えている方はいませんか？プロジェクトを管理するには各自のタスクの管理に加えて全体の進捗管理も必要になります。

エクセルだけではプロジェクト管理が不安だという方向けに、今回はプロジェクト管理の基本と、エクセルの活用方法を中心に解説していきます。実際の操作画面を使って分かりやすく解説するので、プロジェクト管理が初めての方も最後まで読み進めてみてください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とタスク管理の違いを説明できるでしょうか。どちらも進捗管理でよく使われる言葉ですが、実は意味は異なります。

ここでは、プロジェクト管理とタスク管理の違いとプロジェクト管理の重要性について触れていきます。トラブルなくプロジェクトを最後まで遂行するために、それぞれ詳しく解説していきましょう。

プロジェクト管理とタスク管理の違い

プロジェクト管理とタスク管理の違いは、全体か個人かの違いです。

プロジェクト管理は、一つの大きな目標を達成するための複数のタスクを統合管理することに重点を置きます。一方でタスク管理は、個人が日々の業務を効率的にこなすためのプロセスの管理を指します。

すなわち、プロジェクトを管理するためには、個人のタスク管理が必要です。複雑なプロジェクトでも、個人のタスクを細分化して管理していく必要があります。

プロジェクト管理はそのプロジェクト全体を把握し、タスク管理は個人の日々のプロセスに焦点を当てているのが大きな違いです。

プロジェクト管理の重要性

プロジェクト管理は、プロジェクトの納期厳守だけでなく、リソースの有効活用、品質の維持などに不可欠です。適切なプロジェクト管理をすれば、予算オーバーや品質の低下を防ぎ、無理のないスケジュールで業務を遂行できます。

そのためには、日々タスクを管理して、遅れが生じた際に原因と対策をすみやかに講じることが大切です。プロジェクト内のメンバーのリソースを最大限に活用できるので、個人のモチベーションを維持する効果も期待できるでしょう。

エクセルを活用したプロジェクト管理

プロジェクト管理では、進捗管理表の作成にエクセルを使う企業も少なくありません。エクセルのシートやグラフを活用することで、プロジェクトの進捗状況を一目で確認できるダッシュボードを作成できます。

進捗管理表に関数やマクロを使用すれば時間を省きつつ、より高度な進捗管理も可能です。エクセルには市販のテンプレートが豊富に販売されているので、テンプレートを積極的に使って業務効率を上げる方法も有効です。

プロジェクト管理におけるエクセルの具体的な活用方法

プロジェクトを成功に導くためには、以下の管理手法が重要です。

• タスク管理
• WBSでの進捗管理
• ガントチャートでのスケジュール管理

それぞれの管理方法について、画面のキャプチャを使って詳しく解説していきましょう。

タスク管理

エクセルは、タスクのリスト化や優先順位付けをするのに適しています。

セルにタスク名や期限、進捗状況を入力し、タスクの状態や進捗を一覧で確認できます。

以下、エクセルでタスク管理表を作成してみました。

また、下の画像のように期限が近いタスクや完了しているタスクを色分けして、視覚的に把握することも可能です。

タスク管理表は、難しい書式や関数を知らなくても作成可能です。

あまりエクセルが得意ではない方も、まずは上記のようなタスク管理表の作成から挑戦してみてください。

WBSでの進捗管理

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトを細分化し、各タスクの関連性や階層を明確にする方法です。

エクセルでは、タスク間の関連や依存関係を明確にするための階層的な表現が可能です。

以下、WBSの作成手順をまとめてみました。

• タスクの洗い出し
• 各タスクの依存関係を意識してタスクの配置
• 担当者を決める
• タスクの開始日と完了日を決める

タスクの細分化が終わったら、それぞれのタスクの依存関係を整理します。

「タスクAが終わらないとタスクBに取り掛かれない」などの依存関係があれば、表の上から下へ工程が流れていくように配置すると管理表が見やすくなります。

以下、WBSのサンプルを作成してみました。

上の画像のように、各タスクの開始日や終了日、担当者、進捗状況などをセルに記入すると、全体の進行状況を把握できます。

ガントチャートでのスケジュール管理

ガントチャートは、タスクのスケジュールを時間軸上に視覚的に表示するツールです。

先ほど作成したWBSにカレンダーを使用すればガントチャートが作成できます。

これにより、各タスクの開始日、終了日、期間を一目で確認できるうえに、タスク間の依存関係や、リソースの割り当て状況も視覚的に理解しやすくなります。

どのタスクが遅れているのか、次のタスクへの影響はあるか、ガントチャートがあればすぐに確認できるでしょう。

エクセルを使ったプロジェクト管理のメリットデメリット

エクセルは、多くのビジネスパーソンにとって馴染みのあるソフトです。

プロジェクト管理でもその機能は活かされますが、エクセルでのプロジェクト管理はメリットばかりではありません。

エクセルでプロジェクト管理するメリットとデメリット、専用のプロジェクト管理ツールについて詳しく解説します。

エクセルでのプロジェクト管理のメリット

以下、エクセルでのプロジェクト管理のメリットをまとめました。

• 多くの企業に導入されている
• プロジェクトの進捗状況を視覚的に表示できる

エクセルは、業種や職種を問わずに多くの企業に導入されています。そのため、新しくツールを購入せずともプロジェクト管理ができる点がメリットです。

ツールを導入しないので新たなコストが発生しない点と、従業員に新たなツールを学習させる教育コストがかかりません。エクセルの操作に慣れている従業員が多いので、操作方法で迷う心配もないでしょう。

また、エクセルにはグラフやピボットテーブルが搭載されているため、進捗管理表のデータをグラフやピボットテーブルに変えれば、進捗状況を視覚的に把握することが可能です。

エクセルでのプロジェクト管理のデメリット

一方のエクセルでのプロジェクト管理のデメリットもまとめました。

• 複数人で同時に編集することが難しい
• エクセルの機能が限界を迎える可能性がある
• エクセルファイルのセキュリティ機能が限定的

エクセルは、基本的に1人で作業するためのソフトです。

そのため、複数人が同時にブックを開こうとすると、読み取り専用になってしまいます。最初にブックを開いた人以外は読み取り専用なので、データの書き込みはできません。

規模が大きいプロジェクトでは、多くのメンバーがブックにアクセスする可能性があるため、エクセルでは時間のロスになってしまうリスクがあります。

また、エクセルではWBSやガントチャートが作れると解説しましたが、どれも簡易的なものです。専用のプロジェクト管理ツールのように、細かい設定やプロジェクト管理に特化した機能はありません。

プロジェクトが大きくなるほど、進捗管理表にも多くの機能が求められます。その点で、エクセルでのプロジェクト管理はデメリットといえます。

最後に、エクセル内には専用のセキュリティ対策はありません。パソコンの設定の方でセキュリティを強化するか、専用のウイルス対策ソフトを用意する必要があります。

プロジェクトの進捗管理表は企業にとって重要データです。その情報を守るためには、エクセルでは不十分だといえます。

プロジェクト管理の専用ツールとは

プロジェクト管理の専用ツールは、名前の通りプロジェクト管理のためだけに用意された専用ツールです。エクセルとは異なり、プロジェクトの進捗管理、タスクの割り当て、リソースの管理などのサポートに特化しています。

プロジェクト管理に特化している「Quantee」では、ダッシュボードを自由に設定できるので、見たい情報のみを簡単にモニタリングできます。自分専用のダッシュボードだけでなく、社内やチームで共有できるダッシュボードも作成できるので、大規模なプロジェクトでも管理が楽になるでしょう。

データはQuanteeで一括管理できるので、管理者が個別にデータを集める必要はありません。工数を削減できるので、データ分析や業務改善に十分な時間を割けます。

他にもプロジェクト管理に特化した機能が豊富なので、詳細を知りたい方は以下のリンクからお問い合わせください。

Quanteeの詳細はこちら

プロジェクト管理に専用ツールを使うと業務効率アップ

エクセルでプロジェクト管理は可能ですが、タスク管理、WBS、ガントチャートなど、どの管理表も簡易的なものしか作れません。また、エクセルでは同時編集が難しい点やセキュリティ面での不安もあるので、大きなプロジェクトでは管理しきれない場面も出てくるでしょう。

規模を問わずにプロジェクト管理を円滑にするためには、専用ツールが便利です。

管理ツール「Quantee」には、導入支援プログラムだけでなく、運用支援プログラムがついています。初めてのプロジェクト管理でも、専門家がサポートしてくれるので安心して運用していけるでしょう。

プロジェクトの成功には、正しい管理が欠かせません。「Quantee」を使って、より安全で手軽なプロジェクト管理を実現してください。

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