企業運営を続けていると、数多くのデータを作成して管理する必要があります。製造や販売などのデータから顧客データ、さらに労務や経理に関するデータまで、日々多くのデータを作成し、更新し、管理しなくてはいけません。

なかには、必要なデータを探すのにムダな時間を浪費している企業もあるでしょう。そこで今回は、データの一元化と管理方法、導入すべきツールについて解説します。

パソコンが不得意でデータの維持管理で悩んでいる企業は、最後まで読み進めてみてください。

データの一元化とは？対象となるデータは？

データの一元化と聞いても、データをどのように扱えばいいかわかりにくいと感じる方もいるかもしれません。まずは、以下の項目について解説していきます。

• データの一元化とは
• データの一元化の対象

上記を解説することで、データの一元化の概要が把握できるようになるでしょう。

データの一元化とは

データの一元化とは、企業の経営資源に関連する多様な情報を集約し、管理することを指します。データの一元化によって、データの検索やアクセスまでの手間が削減され、より正確なデータの把握が可能となります。

複数の部署やチームが独自にデータを管理している場合、保管場所や情報が把握しにくいという欠点がありました。データの一元化によって、過去データを含めたデータの保管場所や管理体制が明確になり、場所を問わずに容易にアクセス可能です。

その結果、経営判断や経営戦略などの重要な策定においても必要なデータを参照しやすくなり、情報活用がより活発になります。

データの一元化の対象

データの一元化は、基本的に以下の経営資源を対象としています。

• ヒト
• モノ
• カネ
• 情報

上記の経営資源は、どれも企業経営の中核といえる重要なものです。これらの情報を効果的に管理することで、経営の効率化や戦略の最適化が実現できます。

管理すべき具体的な経営資源は、以下の通りです。

• 人材情報
• 在庫情報
• 設備情報
• 顧客情報
• 財務や会計情報
• 業務上のノウハウ

上記の情報を一元化することで、経営判断の迅速性や正確性が向上し、企業の競争力を強化できるでしょう。

企業間の競争は年々激化しています。競合企業に負けずに業績を伸ばしていくためには、データの一元化が欠かせません。

データを一元化するメリット

データを一元化することで、以下のメリットを享受できるようになります。

• 業務効率化の促進
• 離職率の低下
• 業務コストの抑制

データの一元化を導入してそれぞれのメリットを得られるように、詳しく解説していきます。

業務効率化の促進

データを一元化することで、業務効率化を促進できます。データが保管されている場所が容易に特定できるので、時間をかけずにアクセスが可能なためです。

各部署で作成して保管するデータは、外部からアクセスする際に保管場所を探す必要がありました。しかし、データを一元化することで、データの保管場所を社内で共有できます。

社内のどの場所からでもデータに瞬時にアクセスできるようになるので、結果的に業務効率化の促進につながります。

離職率の低下

業務効率化が進むことで社内の生産性が向上し、従業員の残業時間を削減できる点もデータの一元化のメリットです。従業員にとっても、業務に専念しやすいうえにワークライフバランスを保ちやすくなるでしょう。

その結果、企業に対する従業員の満足度が向上し、離職率の低下につながります。人手不足が深刻な日本では、離職率の低下を目標にしている企業は数多く存在します。

データの一元化は、企業と従業員の双方にメリットがある手法です。

業務コストの抑制

データの一元化は、業務コストの抑制にもつながります。

業務効率化によって残業時間を削減できるので、人件費を削減できます。従業員が早く帰宅することで、電気代の削減も可能です。

また、各部署でデータ管理をすると管理者コストがかかりますが、データを一元化することで少ない管理者でデータ管理ができます。データを一元化することで、業務に関わるさまざまなコストが削減できるでしょう。

データを一元化する手順

データの一元化を導入する際は、以下の手順でおこないます。

1. 管理体制の整備
2. 業務内容の整理
3. データ整理

それぞれの手順を理解して、データの一元化を実現してみてください。

管理体制の整備

データを一元化する際は、最初に誰がデータを管理するか決めます。各部署でデータ管理をしていた際は、それぞれの部署ごとに担当者がいました。

しかし、データの一元化によって部署を超えてデータ管理を担当する人材を選定しなくてはいけません。必要によっては、部署を超えてデータ管理やITに詳しい人材を集める必要があります。

また、データの一元化にあたって、各部署でデータ管理者との窓口になる従業員を選定します。連絡系統を整えることで、正確なデータと連絡のやりとりが可能になるためです。

業務内容の整理

データの管理者を選定したら、次は業務内容を整理します。部署ごとに一元化すべきデータと不要なデータを選別し、データの一元化の準備を進めましょう。

データの選別に付随して、業務のムダを洗い出すのも効果的です。データを一元化することで不要になる業務がないか、部署内であらためて検討してみてください。

データ整理

最後に、データを一元化していきます。データの一元化には、専用の管理ツールを活用することでデータ管理とアクセスを簡略化できます。

各部署のデータを階層分けして管理し、どの部署からアクセスしてもすぐにデータに辿りつける環境を構築しましょう。

パソコン内のハードディスクやSSDにデータを集約してしまうと、パソコンが破損した際に全てのデータが紛失してしまいます。クラウド型の管理ツールを導入し、クラウド上でデータを保管するようにしてください。

データの一元化には専用管理ツールがおすすめ

データの一元管理には、専用の管理ツールがおすすめです。データを一元管理できるツールは数多く存在しますが、そのなかでも「Quantee」を紹介します。

Quanteeは、KPI進捗管理ツールです。企業が目標達成に必要なKPIを設定し、その指標をもとに日々の進捗管理をおこないます。

進捗管理に必要な数値データは全てQuantee内で一元管理できるので、業務効率化とデータ管理に必要な業務コストを削減可能です。必要なデータはいつでもダッシュボードで表示できるので、一貫した管理体制を構築できるでしょう。

Quanteeは、データの維持管理に悩む企業の負担を軽減し、少ない人数でデータ管理をサポートしてくれる管理ツールです。

Quanteeの詳細はこちら

データの一元化で組織のムダを排除できる

データの一元化は、データを集約して管理方法を統一する手法です。どの部署からでもデータを見つけやすくなるので、導入した企業は、業務効率化や生産性の向上、さらに離職率の低下というメリットを受けられます。

データの一元化をおこなう際は、「Quantee」などの専用ツールを導入し、クラウド上でデータ管理することでデータの破損や紛失というトラブルを回避できます。

データは企業にとってかけがえのない財産です。大切なデータを安全に維持管理して、企業運営をより効率よく進めてみてください。

Quanteeの詳細については、以下のリンクから参照できます。見積りから導入、さらに運用後のサポートまで手厚いので、はじめてデータの一元化をおこなう企業にとって安心できるツールになるでしょう。