企業経営やプロジェクトの進行では、しっかりとした予実管理ができれば、事業の実態を把握でき、経営目標に向かっているかどうかを判断する材料となります。

しかし、予実管理をしたことがない方にとっては、何から手をつけたらよいのか悩むかもしれません。

そこでこの記事では、予実管理の概要や方法、実践する上でのポイント、失敗例などを解説します。適切に予実管理する上で重要な点に触れていくため、ぜひ参考にしてください。

予実管理とは

予実管理とは、事業の予算と実績を管理することです。

企業が経営目標を達成するためには、健全な経営をしなければいけません。そこで、事業の予算と実績を比較して分析を行い、正確に状況を把握し、改善点があれば洗い出すことが必要です。

例えば、3年後に達成したい経営目標があったとしても、1年ごとあるいは四半期ごとなどに途中経過の振り返りを行わないといけません。その際、予実管理は重要な意味を成します。

予実管理と予算管理の違い

予実管理と似た言葉として、「予算管理」があります。漢字も1文字異なるだけのため、混同されるかもしれません。

しかし、実質的には同義語と捉えても問題ないでしょう。ただし、正確に言うと予実管理は予算管理のプロセスに含まれる業務のひとつです。

予算管理は、一般的に「年度ごとに策定する企業の予算計画」を指します。

目的や役割がやや異なるため、以下のように分けて理解するとよいでしょう。

予実管理	事業の課題を明確化して健全な経営を支えるためのもの
予算管理	社内全体での目標や人材、物資、経費の効率的配分を考えるためのもの

予実管理の必要性

予実管理は労力のいる作業です。そのため、なぜ予実管理する必要があるのか把握しておかないと本腰を入れて取り組めないかもしれません。そこで、今一度予実管理の必要性を理解することが大切です。

予実管理は、目標に向かって前に進んでいることを認識するために必要不可欠です。

予実管理を行うことによって、予算に対してどの程度の実績をあげているのか把握し、分析および改善することができます。

例えば、開発部門がうまくいっていない感覚がある場合、予実管理を行うことで、どの程度赤字が出ているのか、その赤字の原因は何なのか、などを把握することができます。

予実管理によって課題が浮き彫りになれば、健全な経営に向けた軌道修正も可能でしょう。問題があれば早期に把握し、改善できるのが理想的です。そのため、予実管理は定期的に行う必要があるのです。

予実管理の方法

予実管理の必要性を再認識した上で、予実管理の方法を解説します。

予実管理は主に3ステップに分けられます。

1. 1. 予算目標を立てる
   2. 月次決算をする
   3. 予算と実績を比較して軌道修正する

それぞれについて詳しく解説しましょう。

1.予算目標を立てる

1つ目は、予算目標を立てるというものです。予実管理は、目標に向かって進む過程を可視化しつつ実績を予算目標に近づけていくのが目的です。そのため、予算目標を立てなければ何も始まりません。

ただし、この予算目標を立てるというのはなかなか難しいものです。企業として成長を目指したいはずですが、まったく到達できそうにない非現実的な予算目標は社員のモチベーションを低下させてしまいます。

「何を言っているのだろうか。夢物語だなぁ」と思わせてしまうと、予算目標を達成する意欲がそがれてしまいます。

とはいっても、低すぎる予算目標は無いものと同じで、健全な成長を見込めないでしょう。予算目標は、高すぎず低すぎずが好ましいのです。

また、予算目標は、経営目標や経営戦略と合致したものでなければいけません。現実的に到達できそうな、達成することで企業として成長できるものを予算目標として定めましょう。

2.月次決算をする

2つ目は、月次決算をするというものです。予算目標を立てたら、1ヶ月ごとに決算を行い、目標との大きな乖離がないか確認します。

あまりにも短期スパンで物事を決めつけてしまうのもいけませんが、月次決算で大きな乖離が数ヶ月も続くようであれば、軌道修正を行わないと予算目標を達成できないことになるでしょう。根本的にずれている可能性もあるため、早期に改善する必要があります。

また、月次決算の内容は、役員だけでなく管理職やメンバーにも共有するとよいでしょう。メンバーには内容の一部だけ共有するのでも問題ありません。

掲げている予算目標に対してどのような進捗を見せているか、社員も把握するほうが一致団結して取り組める可能性が高まるためです。月次決算の内容に絡めた社員の個人目標を立てることも推奨されています。

3.予算と実績を比較して軌道修正する

3つ目は、予算と実績を比較して軌道修正するというものです。予算と実績を比較して、計画通りに進められているのならば問題ありませんが、乖離が見られる場合は原因を分析し、軌道修正する必要があります。

予算と実績を比較する時は、売上額だけではなく販売費および一般管理費（販管費）を差し引いた営業利益に着目するとよいでしょう。より事業の実態を掴みやすくなります。

この商品は売れているような気がするという感覚的なものではなく、数値的データを用いて表やグラフなどを作成し、正確に比較しましょう。店舗ごとや商品ごとなど、分けて比較すると浮き彫りになることもあります。多角的な視点で分析し、必要ならば軌道修正しましょう。

予実管理を行う際のポイント

続いて、予算管理を行う際のポイントについて解説します。

予算管理の方法を伝えると「きちんとできるか不安」「どこから手をつけたらよいのか分からない」という方も少なくありません。

そういった方は以下のようなポイントを押さえるように意識するとよいでしょう。

• • 無理のない予算目標を立てる

• • グラフを活用しつつこまめに現状を把握する

• • 適切なタイミングで軌道修正する

• • office365のエクセルやツールを活用する

それぞれ解説していきます。

無理のない予算目標を立てる

初めて予算管理を行うなら、無理のない予算目標を立てることを優先させてください。目安は、簡単には達成できないけれども、努力すれば高い確率で達成できる程度です。

予算目標を立てるのに慣れてきたら、社員のモチベーションを上げるようなチャレンジングなものにしてもよいかもしれません。

ただし、非現実的なほどに高い予算目標を立てないように気をつけましょう。経営陣は社員の心情を理解していないとモチベーションを下げるきっかけになってしまう恐れがあります。

グラフを活用しつつこまめに現状を把握する

予算と実績を比較する際は、表やグラフなどを活用してビジュアルで現状を把握しやすいようにしましょう。

例えば、売れ行きも数字で見るだけでなく、折れ線グラフにすることで、全体像を把握しやすくなります。このグラフ化については、管理ツールを導入することで自動化させるのが理想的です。

例えば、分析するたびにoffice365のエクセルでデータを入力し、グラフを作成することもできますが、記録したと同時にグラフを作成することができる管理ツールを導入するほうが業務を効率的に行えます。

実績の見える化は、現状を把握する上で非常に重要です。上司に現状報告資料を提出する際も、文章や数字データを羅列するだけでは「何がポイントなのか分からない」と言われてしまうかもしれません。

適切なタイミングで軌道修正する

予算と実績の差を埋めるためにはPDCAサイクルを回す必要があります。

PDCAサイクルとは、「Plan（計画）、Do（実行）、Check（測定・評価）、Action（対策・改善）」を循環させ、現状を正確に把握し、より良くしようとする考え方です。

もし予算と実績に乖離があれば、仮説を立てて原因を探っていくとよいでしょう。PDCAサイクルを回し続けると、コツを掴め、仮説の正確性が増していきます。

また、PDCAサイクルを回すときは、分析対象の粒度を小さくするのがよいとされています。例えば、企業全体で考えるだけではなく、部署ごとあるいは課ごとに分けて分析するのが望ましいでしょう。

予算に対する実績の乖離を認識できても、その要因が複数の部署や課にまたがる場合、予実管理は難しくなるためです。適切なタイミングで軌道修正するためにも、最初は短いスパンで分析を行ったほうがよいでしょう。

office365のエクセルやツールを活用する

予実管理を行うためのおすすめツールとしては、office365のエクセルやGoogleスプレッドシート、SFAツールなどがあります。

ただし、office365のエクセルやGoogleスプレッドシートは基本的に追加費用なしで利用できるため導入しやすいですが、膨大なデータを扱うのには向いていません。

そのため、SFAツールの導入を検討してはいかがでしょうか。SFAツールとは、「Sales Force Automation」の略称で、日本語では「営業支援ツール」や「営業支援システム」などと訳されます。

関数の設定や分析を手動で行う必要がなく、必要な項目を入力すれば現状のデータをグラフとして表現する機能があるものがほとんどです。

スケジュールや日報、顧客情報、案件内容、商談内容などを一元管理できるため、物事を関連づけて考えやすくなります。

例えば、面倒な集計なしに見える化させ、PDCA実行を容易に行える「Quantee」という進捗管理システムもあります。

セールス・マーケティング領域の各数値を管理してくれるため、業務効率化を図れるでしょう。

Quanteeの詳細はこちら

予実管理の失敗例

最後に、予実管理の失敗例を解説します。

あらかじめ失敗例を知っておくことで同じミスをしないように気をつけることができるでしょう。

細かい差異を注視して本質を掴めない

予実管理も、木を見て森を見ずという状況になってはいけません。細かい差異ばかりを注視してしまうと、本質を見失ってしまいます。

1人で考え込んでしまい、分析が進められないなら同僚にアドバイスをもらうとよいかもしれません。自分とは違った視点で物事をみるチャンスになるでしょう。

予算目標の達成ばかりに意識がいく

予算目標の達成ばかりに意識がいくのもおすすめできません。

予算目標の達成ばかりに意識がいって部下や後輩に厳しく指導してしまうと、疲弊を招くばかりか、モチベーションを下げたり不正行為につながってしまったりする可能性もあります。

もともとは非現実的な予算目標ではなかったとしても、競合他社が近隣で店舗を開いたり、世界情勢が大きく変わってしまったり、予算目標を立てる上で前提となったことに変化があるようなケースも考えられます。

そのような状況の場合は、適宜予算目標の見直しも必要です。予算目標達成のために無理をしすぎると、健全な経営ができなくなります。

まとめ

この記事では、予実管理の概要や方法、実践する上でのポイント、失敗例などを解説しました。

予実管理は複雑で考慮しなければいけないことが多くあります。とはいえ、あまりにも多くの時間をかけるのは業務効率化の観点からいって好ましくないでしょう。

そのため、進捗管理システムなどを使って、自動化できるところを増やすことをおすすめします。主となる業務に労力や時間をかけることができるようになりますよ。

手間をかけずにKPIの進捗管理をしたいという方は、KPIの進捗管理専門ツールである「Quantee」を検討してみてください。