KPIは、適切に進捗管理しなければいけませんが、効率よく運用するためにはコツが必要で、状況に合わせてツールを使うとスムーズに管理を進められます。

そこでこの記事では、KPI進捗管理の手順だけでなく、効率よくKPIを運用するためのおすすめツールを紹介します。

KPIを始めることになったけれども、進捗管理の仕方がいまいちわからないという方におすすめの内容です。

KPIとは

まず、そもそものKPIの定義について解説します。

KPIとは、英語の「Key Performance Indicator（キーパフォーマンスインジケーター）」の頭文字をとった略語で、日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。

KPIは、事業の進捗状況を計測し、計画通りに目標を達成しているかどうかを確認するための指標です。

KPIを設定して適切に進捗管理すると、企業内やチーム内で目標が共通認識され、それぞれが取り組むべきことが明確化されるメリットがあります。チームや一人ひとりが自主的な行動をとりやすくなるでしょう。

KPI進捗管理の手順

さて、本題のKPI進捗管理の手順について解説します。

KPI進捗管理の手順は、以下の3ステップに分けることができます。

1. 1. KPIを設定するための準備

1. 1. KPI進捗管理のルール決め

1. 1. KPIの振り返り

それぞれについて詳しく解説します。

1：KPIを設定するための準備

1ステップ目は、KPIを設定するための準備です。

具体的には「KGI/KSF/KPIの設定」→「社内やチーム内に共有する」→「データの取得方法を決める」といった手順で進めていきます。

まず、KGI（キーゴールインジケーター：事業の最終目標）やKFS（キーファクターフォーサクセス：重要成功要因）をもとにしてKPIを設定します。

KPIも項目によってはさらに細分化して、枝分かれするように連なっていきます。それを図式化したフレームワークが「KPIツリー」です。

KPIツリーは1つのKGIを頂点として、複数のKPIに枝分かれする構成が基本となります。KPIツリーを作成することで事業の最終目標の全体像が分かりやすくなるでしょう。

次に、設定したKPIを社内やチーム内で共有します。

共有する際は、なぜKPIを達成する必要があるかという理由を明確に伝えてください。

KPIを達成する理由に納得できれば、指示されたから行動したのではなく、自主的に本腰を入れて取り組むことができます。

最後に、KPIを評価するために必要なデータの取得方法を決めましょう。

例えば、営業職の勤務時間や営業訪問件数などのデータが取得できると、1人当たりの業務効率性を確認できます。

ただし、客観的かつ正確に判断するために数値データが重要ですが、データを取得するのに時間がかかりすぎると、KPI進捗管理の負担が大きくなりすぎてしまうため注意が必要です。

2：KPI進捗管理のルール決め

2ステップ目は、KPI進捗管理のルール決めです。

具体的には「決裁者を決める」→「ルールを統一化させる」→「KPI達成度を可視化させる」→「調整事項が発生した時の対応方法を決める」→「KPI進捗状況の共有の仕方を決める」という流れになります。

通常、KPIは1ヶ月あるいは、半年、1年ごとなど、短期スパンで振り返ることが多いでしょう。

さまざまな状況を想定して、どのようなルールで統一化させるか、調整事項が発生した時の対応方法をどうするか、など考えていきましょう。

3：KPIの振り返り

3ステップ目は、KPIの振り返りです。

KPIの達成度はもちろんのこと、KPIを共通認識できていたか、KPIを達成するまでのアプローチの仕方は適切だったか、などKPI管理を見直しましょう。

また、注視したいのが競合企業や市場の変化です。競合企業や市場は日々変化するものですので、柔軟に対応しつつ今後の課題を洗い出しましょう。

KPI進捗管理におすすめのツール

続いて、KPI進捗管理を正確かつ効率的におこなうためにおすすめのツールを4つ紹介します。

具体的には、以下の通りです。

• • エクセル/Googleスプレッドシート

• • CRM/SFA

• • BIツール

• • 目標管理ツール

それぞれの概要やメリット・デメリットを解説しましょう。

エクセル/Googleスプレッドシート

エクセルやGoogleスプレッドシートは、基本的に無料で利用でき、すでに使ったことがある方が多いため、運用しやすいツールのひとつです。

メリットは、有料ツールを追加で購入する必要がなく、新たに知識を身に付けることが少ないところです。

対して、デメリットは、データを入力する際にミスや漏れが発生する可能性が高く、入力した数値を加工あるいはグラフ化するのに手間がかかるところです。頻繁にグラフ作成するなら、面倒に感じる方も少なくありません。

CRM/SFA

顧客管理ツールのCRM（カスタマーリレーションシップ マネジメント）や営業支援ツールのSFA（セールス フォース オートメーション）などは、有料となりますが、効率的にKPIを進捗管理するのに優れています。

メリットは、顧客の一元管理が可能で、簡単にリスト作成もできるところです。顧客数が多かったり、入れ変わりが激しかったりしても、しっかり管理できます。

対して、デメリットは、システムによっては操作が難しい場合があるところです。普段パソコンやITツールを使っていない方にとっては、操作方法を覚えるまでに時間がかかるかもしれません。

また、CRMやSFAは、顧客管理をメインにしているため、社員評価には向いていない特性もあります。

BIツール

BI（ビジネスインテリジェンス）ツールとは、意思決定や課題解決を支援するツールのことで、企業が蓄積した様々なデータを集約して可視化したり分析したりすることで、データにもとづいた判断ができるようになります。

メリットは、管理が容易でグラフやレポート作成がスムーズにできることで、上席への報告や過去データ比較などにも便利なところです。

対して、エクセルやGoogleスプレッドシートなどと比べるとツールを使いこなすのが難しく、初期費用やランニングコストがかかるところがデメリットです。

目標管理ツール

目標管理ツールは、KPI管理に必要な機能が備わっているツールです。

メリットは、KPIの進捗を確認しやすく、分析や改善にかかる手間を減らすことができるところです。進捗状況を可視化しやすいため、初めてのKPI管理でも失敗しにくいでしょう。

対して、初期費用やランニングコストがかかり、目標管理以外の使い道が少ないところがデメリットです。目標管理に特化しているツールとして費用対効果を考えて導入するかどうかを判断するとよいでしょう。

KPI進捗管理方法「KPI管理シート」とは

KPIの進捗管理をおこなう時に役立つ、エクセルやGoogleスプレッドシートを使った「KPI管理シート」というものもあります。

KPI管理シートの概要やメリット・デメリットなどを解説しましょう。

概要

KPI管理シートは「KPI」「KPI達成に必要な要素」「担当者」「成果」「具体的なToDo」「進捗状況」「備考」などの項目からなるものです。

必要最低限の項目で運用を開始し、運用する中で明らかになった必要な項目を随時追加していくとよいでしょう。

メリット・デメリット

メリットは、KPIやタスクの進捗を可視化でき、メンバー内でのコミュニケーションツールとして利用できるところです。上席への報告資料の作成も容易になるでしょう。

対して、運用する手間がかかるところがデメリットです。

しかし、この点に関しては、他のツールを使っても同じようなことが言えるでしょう。他のツールと比べて、特別手間がかかるわけではありません。

作成方法

KPI管理シートの作成は以下の手順でおこないます。

1. 1. テンプレートを用意する

1. 1. KPIの数値目標を立てる

1. 1. 担当者や具体的なToDoを仮決めする

1. 1. すべての項目を埋めていく

1. 1. 運用を開始しつつ、適宜調整する

KPIについては、役員や管理職、チームリーダーなどのトップが決めてもよいでしょう。

しかし、担当者や具体的なToDoなどの細かい項目設定については、現場をよく知る人物が決めるほうがスムーズにいくことが多いとされています。

ポイントや注意点

初めてKPI管理するなら、ゴール（KPI達成のための最終地点）部分だけを決めて、おこなうべき具体的なToDoが見えてきたタイミングで追加していくのがおすすめです。

最初から完璧にKPI設定および管理をするのは難しいと考えるとよいでしょう。

まとめ

この記事では、KPI進捗管理の手順だけでなく、効率よくKPIを運用するためのおすすめツールを紹介しました。

エクセルやGoogleスプレッドシートは、すでに使ったことがある方が多く、基本的に追加費用がかからないため、おすすめのツールのひとつではあります。

しかし、KPIの進捗管理に関するノウハウがなく、手探り状態なら販売やマーケティングなどにおけるそれぞれの数値データを管理するツール活用を検討するとよいでしょう。

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