事業を成長させる上で売上管理は欠かせません。

売上管理は、エクセルやシステム、アプリなどを使って行えますが、失敗しないためには、運用のポイントをあらかじめ知っておくとよいでしょう。

そこでこの記事では、売上管理の目的や必要性を明確にした上で、重要なポイントや失敗しないコツ、売上管理の具体的な方法などについて解説します。

売上管理とは？

そもそも売上管理とは、売上目標の達成のためにエクセルやシステム、アプリなどを使って売上管理表にまとめ、1ヶ月ごと、あるいは半年、1年ごとに売上高を集計して、事業の好調・不調を管理するものです。

企業規模や業界、業種によっては、全体売上のほかに、部門別売上、担当者別売上、商品別売上、地域別売上など、多方面から分析する場合もあります。

売上目標が未達の場合は、過去の売上高やほかの店舗の売上高などと比較し、その原因はどこにあるか分析して、軌道修正を行っていきます。

売上管理の目的や必要性

売上管理は事業を行う上で必須の作業ですが、手間がかかるため、面倒だと思う方もいるかもしれません。そんな方こそ、売上管理の目的や必要性をしっかり把握することをおすすめします。

企業が事業の成果を損益計算書に表した時、一番上位にくるのは「売上高」です。売上高は、営業利益や当期純利益などの計算、あるいは利益率などの各種経営指標の元になるものです。

事業が不調な時に原因を分析したり、将来の計画を立てたりする場合、管理している売上高が非常に重要な役割を果たします。

例えば、商品別売上高の推移を分析すれば、季節や市場変化などによって売れる商品と売れない商品を区別することができます。また、売上不振の原因が分かったら今後の商品開発に活かせるかもしれません。

つまり、売上管理は、事業の好調・不調を把握するだけでなく、今後の事業継続に欠かせない業務のひとつです。

売上管理でチェックする必須項目

売上管理でチェックすべき必須項目としては、「売上高、原価、利益、前年同月比や前月比、売上目標への進捗状況」があります。

これらを管理することによって、売上目標の達成率や前期・前月との比較、仕入れ原価や予算の状況把握などが行えます。

例えば、予算状況を把握することにより、売上高に対する人件費や広告費などの妥当性を判断することもできるでしょう。人件費や広告費がかかりすぎている場合、早期に課題に気付くことができ、対策を図ることができるメリットがあります。

売上管理の重要なポイントや失敗しないコツ

続いて、売上管理の重要なポイントや失敗しないコツについて解説しましょう。

具体的には以下の5つが重要です。

• • テンプレートを準備する

• • 決めたルールを守る

• • 定期的に振り返る

• • 売上目標達成のために改善する

• • 売上管理を正しく効率的に行う

それぞれについて詳しく解説します。

テンプレートを準備する

売上管理する場合、チェックすべき項目が一覧できるテンプレートを準備しましょう。入力すべき項目や注視すべき項目がすぐに分かり、業務効率化につながります。

もし、管理ツールを使えば、自動でテンプレートを作ってくれることがほとんどですので、どうやって自作するか考える手間がかかりません。

決めたルールを守る

特に、複数人で売上管理するなら、あらかじめルールを定め、順守するようにしましょう。

数字だけであれば入力の仕方にばらつきが出ることが少ないかもしれませんが、例えば「担当者」は、自由に入力できるようにしておくと、氏名のみ、フルネーム、ひらがな入力、漢字入力など、個人差が出ることも考えられます。

文字で入力する項目は内容にばらつきが出やすいため、プルダウン（入力したい箇所を選択するとリストが出る機能）の設定をするといった工夫を行うとよいでしょう。

誰が売上管理を行っても同じようにデータ入力できるようにルールを定めて、忠実に守っていきます。

定期的に振り返る

売上管理とは、データを入力すればよいものではなく、データを活用することにより価値が生まれます。それぞれのデータを適切に管理して分析することで、改善点を洗い出すことができるでしょう。

データは入力して終わりではなく、定期的に分析して振り返りを行います。

こまめに振り返りを行っていると、事業が不調になった時、天気や季節などの外的要因なのか、商品の魅力がないという内的要因なのか、はたまたトラブルがあったのか、など正確に判断できる感覚を掴めるでしょう。

売上目標達成のために改善する

定期的に振り返りを行って、売上目標の未達の原因が明らかになった場合、適宜改善を行わなければいけません。

内的要因が大きく、自社で対策をとれる場合は速やかに改善し、競合他社や市場などの外的要因が大きいならば、ほかに売上を伸ばせそうな要素はないか検討しましょう。

改善が必要な場合は、早めに気付き、対策をとることが重要です。売上管理を怠っていると、事業が不調だけど原因が分からないと手詰まりになることも考えられます。

売上管理を正しく効率的に行う

売上管理の重要性に気付いても、あまりにも手間がかかってしまうと、本業に使う労力が不足してしまい、事業を好調に持っていくことが難しいでしょう。

そのため、売上管理を正しく効率的に行うための工夫が必要です。例えば、エクセルや売上管理システムあるいはアプリを活用するのがおすすめです。

具体的に例を挙げると、KPI管理システム「Quantee」を利用した場合、セールスあるいはマーケティング領域におけるそれぞれの数値を容易に管理することができます。管理が簡単だと、運用負担が小さく、本業の妨げにならないでしょう。

KPI管理システム「Quantee」について詳しく知りたい方は以下をご覧ください。

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売上管理の方法

売上管理方法は、主に「売上管理表/エクセル」と「売上管理システム/アプリ」の2つに分けることができます。

それぞれのメリット・デメリットに着目し、特徴を解説します。

売上管理表/エクセル

エクセルやGoogleスプレッドシートなどで売上管理表を作成する方法が考えられます。

その場合、必須項目としては「取引番号、取引日（販売日/契約日）、顧客名、商品名、単価、個数、売上金額（単価×個数）、原価、粗利（売上金額－原価）」があります。

エクセルやGoogleスプレッドシートで作成した売上管理表を使うメリットとしては、手軽さや低コスト、自由度の高いカスタマイズなどが挙げられます。

基本的に無料で使え、過去にエクセルやGoogleスプレッドシートに触れたことがある方も多くいるため、導入ハードルは低いと言えるでしょう。

対して、デメリットは、ほかツールとの連携が難しく、データが膨大になると扱うのが困難になるところです。

例えば、取引数が少ないうちはスムーズに売上管理できても、データが膨大になってくるにつれて限界を感じるようになるでしょう。

合計値を出したい場合でも、指定範囲が広すぎてミスしてしまったり、エクセルを開くときに読み込み時間がかかりすぎて負担になってしまったりすることが増えます。

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エクセルで進捗管理をして予定や実績などを見える化する方法

売上管理システム/アプリ

エクセルやGoogleスプレッドシートで作成した売上管理表のデメリットを解決するのが、売上管理システムやアプリです。

業種や業態との相性がよく、利用規模が適している売上管理システムやアプリを選ぶとよいでしょう。

売上管理システムやアプリを利用するメリットとしては、データ入力負担の軽減やデータが一元管理できるようになること、データ分析が容易で経営判断に活かしやすいことが挙げられます。

対して、デメリットは、導入コストやランニングコストがかかり、システムやアプリに慣れるまで時間がかかるところです。

ただし、適切なデータ管理や分析により、売上アップにつなげられると導入コストやランニングコストが気にならなくなることも多くあり、操作が簡単で慣れるまでさほど時間がかからないケースもあるでしょう。

メリット・デメリットを天秤にかけ、費用対効果を意識して導入するかどうか判断してください。

まとめ

本記事では、売上管理の目的や必要性を明確にした上で、重要なポイントや失敗しないコツ、売上管理の具体的な方法などについて解説しました。

売上管理は、エクセルやGoogleスプレッドシートでも可能ですが、データ数が多くなるなら、売上管理システムやアプリの導入も検討してみてください。

売上管理は重要な業務のひとつですが、なるべく無駄なく効率的に行いましょう。

売上管理を含めたさまざまな数値を効率的に管理したい方は、KPI進捗管理システム「Quantee」がおすすめです。以下から詳細を確認してみてください。