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資料ダウンロード【管理職向け】KPI管理を成功させる方法は？4つの管理ツールも紹介
KPIマネジメントは、いまやチームとして成果を出すうえで必要不可欠な手法です。しかし正しい運用方法や管理のポイントを押さえていなければ、顧客満足度やメンバーのモチベーション低下を引き起こしてしまうでしょう。
そこで本資料では「KPIを正しく管理できず、KGIを達成できていない」「メンバーの効率やモチベーションを上げたい」とお悩みの管理職・マネージャーの方に向けて、KPI管理を成功させるポイントを解説します。
KPI管理に使えるツールについても紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
KPIとは「中間目標」のこと
そもそもKPI（Key Performance Indicator/キー・パフォーマンス・インジケーター）とは、「重要業績評価指標」と訳される指標のことです。
簡単にいうと「最終的なゴールまでのプロセスにおける中間目標」を指します。
ここでいう最終的なゴールとはKGI（Key Goal Indicator/キー ゴール インジケーター）といい、KPIはKGIを効率的に達成するために設定されます。
KPIやKGIについて、詳しい解説は下記の記事でご覧ください。
関連記事：【基礎知識】KPIとは｜設定方法やKGIとの違いを詳しく解説
KPIマネジメントが求められる背景
KPIマネジメントの重要性は高まっており、いまやチームとして成果を出すうえで必要不可欠な手法といえます。
ここでは、KPIマネジメントが求められる背景を、下記3点から見ていきましょう。
- 複雑化したビジネスに対応するため
- 生産性を向上させるため
- 多様な人材を活用するため
複雑化したビジネスに対応するため
KPIマネジメントが重要視されている理由のひとつに、複雑化したビジネスへの対応が挙げられます。
高度経済成長期の日本は「たくさん作ればそれだけ売れる時代」でした。しかし現代のビジネスでは「顧客が欲しい商品を、欲しいタイミングで提供する」ことが求められるようになっています。
顧客のニーズを理解し、適切なタイミングでアプローチするには、客観的データを収集・分析し、データに基づいた行動を取ることが求められます。
そこでKPIマネジメントを行い、定期的にデータを計測・改善しながら行動していくことで、より効率的かつ的確に業務を遂行することができるのです。
生産性を向上させるため
少子高齢化や採用の難化が進む現代では、多くの企業が働き手不足に陥っています。
限られた労働力で企業が成長していくには、生産性を高めることが必要不可欠です。
KPIマネジメントを行えば、KPI達成にどれくらいのリソースが必要かを把握できるため、無駄にリソースを消費することを防止できます。
またKPIの管理体制を整備し、進捗状況を共有することにより、社内のコミュニケーション活性化も期待できます。
互いのKPI進捗状況や営業活動のノウハウなどを共有する文化が生まれれば、営業の属人化を防ぎ、メンバー一人ひとりの能力を高められるでしょう。
多様な人材を活用するため
近年では女性やシニア層、外国人など多様な人材登用の広まりや、リモートワークの増加により、ダイバーシティ（Diversity）の推進が求められています。
ビジネスにおけるダイバーシティとは、多様な人材を尊重し、それぞれの能力を活用することを指します。
人材の多様化は人材確保や新たなアイデアの創出、企業評価の上昇などさまざまなメリットがあるものの、ミスコミュニケーションによる生産性低下や組織の混乱を引き起こす可能性も。
KPIマネジメントを行うことで、それぞれの人材に適切な目標を設定することができ、結果的に企業の総合力向上につながるでしょう。
KPI管理の手順
ここでは、KPI管理の手順について、下記4ステップで解説します。
- 設定したKPIが適切かどうか判断する
- KPIの管理ルールを整備する
- KPIの管理ツールを用意する
- 定期的にKPIの達成度を評価し、改善を行う
なおKPI設計段階のノウハウを詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
関連記事：KPIの設定方法5ステップ｜注意点や数値化できない目標の対応も解説
1. 設定したKPIが適切かどうか判断する
まず、設定したKPIが適切かどうか判断します。
KPIの確認を行う理由は、組織全体でKPIを見たとき、指標定義が組織の方向性と異なる場合があるからです。
部門間で認識に齟齬がある場合、成果に影響が出ることも考えられるため、設定したKPIは再度確認を行いましょう。
2. KPIの管理ルールを整備する
KPIを確定させたら、次は管理ルールを整備します。具体的には下記を検討しましょう。
| 管理ルール | 内容 |
| 運用の役割・体制 | 各部門においてKPIを誰が管理するのかを決める |
| データの取得方法 | KPIごとにデータの取得方法を具体的に書き出す |
| 進捗を可視化する方法 | KPIの達成度や進捗をどのツールに集計するか決める |
| 表記ルール | データの表記方法を統一する（「商談数orアポイント数」など） |
| KPIの共有方法 | 進捗情報をメンバー間にどのように共有するのかを決める |
| KPI再設計時の対応方法 | KPIの変更が必要になった際、どのように調整・判断するか決める |
3. KPIの管理ツールを用意する
KPIを可視化・共有するには、ツールを導入するとスムーズです。具体的なツールについては後述しますが、KPIを管理する際は「KPI管理ツール」「表計算ツール」「SFA/CRM」「BIツール」の4つが候補となります。
4. 定期的にKPIの達成度を評価し、改善を行う
定期的にKPIの達成度を評価し、進捗が遅れている場合はプロセスの見直しやKPIの再設定など、改善を行います。
週次、月次、四半期など、目標に合わせて計測を行いましょう。
KPI管理のポイントとは
KPI管理では、下記3つのポイントを意識することが大切です。
- KPI管理の目的を明確化する
- メンバーのモチベーションに配慮する
- 管理ツールを活用して効率よく管理を行う
KPI管理の目的を明確化する
KPIマネジメントを成功させるポイントとして、管理の目的を明確化することが挙げられます。
KPIはKGIから逆算して設定されるため、KPI管理の目的はKGIの達成といえます。
しかし管理者の目的意識が薄い場合、KGI達成につながらないKPIを設定したり、進捗管理を適切に行えなかったりと、KPI管理が機能しなくなってしまうことも。
管理者は常にKGIを意識し、メンバーに対しゴールを踏まえた具体的な助言を行うようにしましょう。
メンバーのモチベーションに配慮する
KPIマネジメントにおいては、メンバーのモチベーションに配慮することも重要です。
なぜなら、KPIならびにKGI達成に向けて実際に行動しているのはメンバーであり、メンバーのモチベーション維持も目標達成には必要といえるからです。
メンバーのモチベーションを維持するためには、下記のポイントを押さえると良いでしょう。
- 達成可能なKPIを設定する
- メンバーが進捗を確認できるようにする
- KPI達成のための行動により、どのようなスキルが身に付くかを伝える
管理ツールを活用して効率よく管理を行う
KPIマネジメントでは、管理ツールの活用が成功の鍵となります。
KPI管理ツールを導入すれば全体像を把握できるため、計画が上手く進んでいない際に迅速に気付くことができ、次の手を打ちやすくなります。
また進捗が一目で分かることによってメンバーのモチベーション向上も期待できるでしょう。
貴社がどのようなツールを導入すべきかについては、次の章で解説します。
KPI管理に使える4つのツール
KPI管理に使えるツールは、以下の4つです。ここでは、それぞれのツールでできることや、メリット・デメリットを紹介します。
- KPI管理ツール（目標管理ツール）
- 表計算ツール
- SFA/CRM
- BIツール
KPIマネジメントツール（進捗管理ツール）
KPIマネジメントツール（目標管理ツール）とは、KPI管理や目標管理に特化したツールのことです。それぞれのメリット・デメリット、代表的なツールを下記表にまとめました。
| ツール | KPIマネジメントツール（進捗管理ツール） |
| メリット |
|
| デメリット |
|
| 代表的なツール | Quantee |
Quanteeは組織階層ごと、施策階層ごとに見たい指標の設定と進捗管理ができる、セールスマーケ全領域マネジメントツールです。
「チームや施策別に適切なKPI管理ができていない」「プロジェクトの進捗がリアルタイムに終えていない」とお悩みの管理職・マネージャーの方は、ぜひQuanteeをお試しください。
表計算ツール
表計算ツールとは、数値データの集計や分析を行うツールのことです。
それぞれのメリット・デメリット、代表的なツールを下記表にまとめました。
| ツール | 表計算ツール |
| メリット |
|
| デメリット |
|
| 代表的なツール |
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SFA/CRM
SFA（Sales Force Automation/セールスフォースオートメーション）は営業支援システム、CRM（Customer Relationship Management/カスタマーリレーションシップマネジメント）は、顧客と良質な関係を維持するツールのことを指します。※ただし現在提供されている多くのツールは、SFA・CRMの両方の役割を担っています
それぞれのメリット・デメリット、代表的なツールを下記表にまとめました。
| ツール | SFA/CRM |
| メリット |
|
| デメリット |
|
| 代表的なツール |
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BIツール
BIツール（Business Intelligence）とは、企業が保有するさまざまな情報を収集・分析・可視化し、経営戦略の意思決定を支援するツールのことです。それぞれのメリット・デメリット、代表的なツールを下記表にまとめました。
| ツール | BIツール |
| メリット |
|
| デメリット |
|
| 代表的なツール |
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KPI管理は今後のビジネスにおいて不可欠な手法です。
KPIを正しく管理することは、企業・組織の成長につながるでしょう。
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Quanteeはセールス・マーケティング全領域における進捗管理が可能なKPIマネジメントツールです。
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