いざKPIを設定しても、達成状況の把握ができなかったり適切にPDCAを回せなかったりすることも少なくありません。

そこでこの記事では、KPIの達成状況を正しく把握するためのコツや、KPI管理に失敗する理由、KPIを達成できない時の対応方法などを解説します。

KPIを利用して成果を上げたい方にとって有益な情報をまとめているため、ぜひ参考にしてください。

中間目標である「KPI」とは

まず、KPIの意味や目的などを再確認しましょう。

KPIとは「キーパフォーマンスインジケーター」の略称で、日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。

KPIは、最終目標の達成に向かってプロセスが適切に実行されているか定量的に評価するための指標です。

具体的にどのような行動をすればよいのか明確にし、それを実行できているか進捗状況を把握し、適宜改善を行っていきます。

KPIは、一般的に1ヶ月ごとあるいは四半期ごとといった短期的スパンで計測します。

ただし、データ管理が容易なものや、特に注力したいものは、日次で管理することもあるでしょう。

KPIの具体例

KPIの代表的な具体例は以下の通りです。

営業の場合	・商談数 ・受注率 ・テレアポ数 ・アポイント獲得率 ・メール開封率　など
Webマーケティングの場合	・Webサイト訪問者数 ・回遊率 ・資料ダウンロード数　など
人材採用の場合	・採用人数 ・一次、二次、最終面接者数 ・書類選考者数 ・会社説明会参加者数　など

KPI達成状況を正しく把握するコツ

KPIの達成状況を正しく把握するためには、そもそも適切なKPIを設定しなければいけません。

適切なKPIには、「定量的に評価できる具体的な数値で目標を立てている」という特徴があります。

具体的には、SMARTの法則を満たすとよいでしょう。SMARTの法則とは以下の頭文字をとったものです。

• • Specific：具体的、分かりやすい

• • Measurable：計測可能、数値になっている

• • Achievable：現実的な、達成可能な

• • Relevant：関連性

• • Time-bound：期限が明確である

例えば、「顧客満足度向上」ではなく「リピート率90％以上」と数値で設定すると、現状とのギャップも把握しやすくなります。

また、KPIは多すぎると管理が大変なため、3～5個くらいにしておくとよいでしょう。

特に、初めてKPI管理をする方にとっては難易度が高く、達成状況を正しく把握し終わるまでに時間がかかってしまうかもしれません。

最初は、KPIを少なくしてハードルを下げるのが、継続させるためのコツです。

KPI管理に失敗する理由

次に、KPI管理に失敗する理由を4つ紹介します。

あらかじめ失敗しやすいことを把握しておくことで、気をつけるべきポイントが分かりますよ。

KPIの検討が不十分

1つ目は、KPIの検討が不十分で、適切なKPI設定ができていないことが挙げられます。

最終目標は「KGI（キーゴールインジケーター）」と呼ばれるものですが、KGIとの関連性が低いと、「KPIを達成したのにKGIは達成できない」という事態が起こってしまいがちです。

経営層がKPIを設定するにしても現場の意見をしっかりヒアリングして、的外れなKPIにならないようにしましょう。

また、KPIの内容が曖昧でも達成までのプロセスを見失うことが多く、成果を上げることができません。誰もが共通して認識できる数値にしてKPIを設定しましょう。

競合他社や市場変化に合わせてKPIを変えていない

2つ目は、競合他社や市場変化に合わせて適宜KPIを変更しておらず、現状にとって適切なKPIになっていないことが挙げられます。

競合他社や市場は常に変化しているため、そのスピードに置いていかれないように、KPI自体の検証と改善を繰り返していきましょう。

環境によって左右される要素が多い

3つ目は、環境によって左右される要素が多いことが挙げられます。

例えば、月次目標を立てたとしても、季節や繁忙期・閑散期の差が大きい場合、単純に比較するのが難しくなるため、正確に評価するのに苦労してしまうでしょう。

メンバーの努力や活動量では補えないほど環境要因が強いKPIは不適切です。

非現実的な目標でメンバーのモチベーションが低下している

4つ目は、非現実的な目標で達成できる見込みがなく、始めからメンバーのモチベーションが低下していることが挙げられます。

SMARTの法則でいうところの「Achievable：現実的な、達成可能な」に重きを置かないと、「経営層は現場を分かっていない」といった愚痴だけで終わり、より良く改善する姿勢を見せてくれません。

KPIを達成できない時の対応方法

続いて、KPIを達成できない時の対応方法について解説します。

そもそもKPIが適切か確認する

まず、KPI自体の妥当性を検証してみてください。具体的には以下のポイントをチェックしましょう。

• • ゴールを具体的に描けているか

• • 定量的に測定できるか

• • 数値目標にして、結果を客観的に把握できるようになっているか

そもそもKPI自体の検証と改善を行う必要があります。

例えば、3年前に立てたKPIは、もう古くなっており、現状に合致しないこともあるでしょう。刻一刻と変化する社内状況や競合他社、市場に合わせて改善することが大切です。

メンバー全員に共有する

KPIの妥当性が確認できたら、次はKPIをメンバー全員に周知させているか確認してください。

この際、「KPIを知っている」だけでなく「KPIの意味や目的に納得している」という状況にまで落とし込みましょう。

「なぜこのKPIを設定したか」「会社としてどのような方向に向かっていきたいのか」などもきちんと理解してもらいます。

必要ならば修正を加える

KPIは、必要ならば適宜修正を加えても問題ありません。

特に「売上を上げる」というような具体性に欠けるKPIにしてしまっていたのなら「売上を前年比110％にする」と置き換えてもよいでしょう。

PDCAサイクルを回し、ブラッシュアップしていく必要があります。特に、KPIを初めて設定する場合は、試行錯誤になるため、いまいち妥当性を得ていないことも考えられます。

常にKPI自体の妥当性を検証した上で、このまま続けても成果を上げられないと思ったら、軌道修正していきましょう。

達成するために必要な要素を挙げて実現させる

「なぜKPIを達成できないか」ということに着目して、達成するために必要な要素を挙げて実行していくことも必要です。

例えば、そもそも人員リソースが足りていない、あるいは、必要なスキルを持った人材がいない、ということであれば、採用・教育などの必要性に気付くことができます。

メンバーだけでなく、リーダーも共通の課題を認識すると、改善へとつなげやすくなるでしょう。メンバーがいくら「忙しい」と言っていても、リーダーは「業務効率化できるのではないか？」と内心思っていると、新たな人員確保に動き出すことができないかもしれません。

個人やチームの努力ではどうにもできない課題があれば、課題を具体化させた上で上司と掛け合うことも検討する必要があるでしょう。

まとめ

本記事では、KPIの達成状況を正しく把握するためのコツや、KPI管理に失敗する理由、KPIを達成できない時の対応方法などを解説しました。

KPI設定および管理はコツを掴むまでは大変で時間も必要です。

しかし、たとえ達成できない場合でも、課題の洗い出しや次回のKPI設定の参考にできるため、全く収穫がないものではありません。

まずは正確に現状を把握し、現実的な目標を順番に達成していきながら、将来の見通しを立てていきましょう。

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