ビジネスの世界において、成果を十分に出すためには、業務効率化が必須です。ただし、慣習となっている業務の見直しをおこなうのは簡単なことではありません。

そこで本記事では、業務効率化の方法やアイデア、注意点、役立つツールについて解説し、業務効率化をおこなうためのポイントを紹介します。

業務効率化をおこないたいけれども、なかなか着手できない方にとって有益な情報をまとめたので、ぜひ参考にしてください。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務におけるムリ・ムダ・ムラをなくし、効率的に最大限の成果を出せるように取り組むことです。

時間や費用などのコストを削減し、生産性を上げて、成長し続けるのが目的です。

業務効率化が求められる背景

業務効率化が求められる背景として、3つ挙げられます。

• 少子化による人材不足に対応しなければいけない
• 人件費を抑えて経営を安定させる必要性がある
• ワークライフバランスを重視した働き方が推奨されている

日本では、少子高齢化が進み、働き手が少なくなっていくことが予想されています。

そのため、世界あるいは国内で競争していくためには、働きやすい労働環境を整えて労働力を集めることが必要となるでしょう。

また、働きやすい労働環境を整えた上で、業務効率化をおこない、人件費を抑えて経営を安定させることが重要です。

そのほか、子育てや介護などをしている方にとっても働きやすい、ワークライフバランスを重視した働き方ができるようにするのも、企業の魅力のひとつになるでしょう。

業務効率化のメリット

業務効率化のメリットとしては、以下が挙げられます。

• 無駄をなくすことで時間や人件費などのコストを削減できる
• 生産性が上がって、効率よく成果を出せる
• 余裕が生まれ、新たなビジネスチャンスを掴めるようになる
• 働きやすい労働環境が整い、従業員のモチベーションが上がって優秀な人材の流出を防ぐ

無駄をなくすことで、時間や人件費などのコストを削減でき、効率よく成果を出せるほか、生産性が上がることで、時間や労力の余裕が生まれ、新たなビジネスチャンスを掴んだり、教育に力を入れられたりすることも可能です。

時間や労力の余裕があり、効率的に働ける企業は魅力的にみえるため、新たな人手を集めるのにも苦労しません。従業員はモチベーション高く働き続けるでしょう。

業務効率化の方法やアイデア

業務効率化の方法やアイデアとしては、以下の6つが挙げられます。

• システムやツールを導入する
• アウトソーシングする
• 時間短縮テクニックを身に付ける
• 業務プロセスを改善する
• 業務マニュアルを作成する
• 資料の規格を統一する

それぞれについて詳しく解説しましょう。

システムやツールを導入する

業務効率化のためには、システムやツールを導入するのがおすすめです。

データ記録やコミュニケーションなどは、なるべく自動化させ時間を使わないように意識しましょう。また、システムやツールを選ぶ際は、自社の業界や業種に合っているかを見定めることも大切です。

アウトソーシングする

外部に依頼できるものは、アウトソーシングするのもおすすめです。アウトソーシングには費用がかかりますが、従業員を採用および育成するよりもコストを削減できることが多いでしょう。

専門家の知見が必要なものや、メイン業務とは異なるものを優先してアウトソーシングしてください。

時間短縮テクニックを身に付ける

細かいことではありますが、時間短縮テクニックを身に付けることや社員研修を行うことも必要です。

たとえば、エクセル作業が多い事務職なら、関数やショートカットキーの活用を推進していきましょう。

業務プロセスを改善する

業務プロセスを把握した上で、改善できる点がないか確認しましょう。

具体的には、担当者へのヒアリングやツール・資料の整理などをおこなって、改善できるところを見つけてください。

重複している業務をまとめたり、業務時間を短縮したりして不必要な業務をやめることができると、さらに効率的になるでしょう。

業務マニュアルを作成する

優秀な従業員がいる場合、ほかの従業員も同じような仕事ができるように、業務マニュアルを作成して、業務クオリティを高いレベルで均一化するように取り組みましょう。

業務マニュアルには、業務の内容ではなく、気を付けたほうがよいところや意識していることなども含めて記載できるのが理想的です。

資料の規格を統一する

業務効率化を考えて、資料の規格は統一しましょう。フォーマットやデザインを統一すると、従業員全員にとって理解しやすくなります。

理解しづらくて更新や差し替えをするのに時間がかかってしまうと、本来の業務に使う時間が少なくなってしまうからです。

現状、規格がばらばらで何かに統一するなら、業務担当者の意見を優先しましょう。その後、メールや社内システムで従業員全員に共有します。

業務効率化の注意点

業務効率化をおこなうためにシステムやツールを導入する際は、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。業務内容に合ったシステムやツールを導入しないと、かえって業務が煩雑になる恐れもあります。

また、あまりにもシステムやツール、自動化に頼ってしまうと、トラブルの発生に気付くのが遅れ、柔軟に早期のトラブル解決に導けないこともあるため、重要なポイントでは人の目によるチェックを欠かさないようにしてください。

自社の業務に合った効率化をおこなう必要があるため、安易に他社事例を参考にせず、業務担当者にしっかりヒアリングして意見を取り入れましょう。

業務効率化に役立つツール

最後に、業務効率化に役立つツールを4つ紹介します。

• 管理ツール
• オンラインストレージサービス
• コミュニケーションツール
• オンライン会議ツール

管理ツール

業務効率化に有効なのが管理ツールです。管理ツールは多種多様で、タスク管理、プロジェクト管理、勤怠管理など、いろいろな側面で業務効率化をおこなえます。

特に、売上プロセスを可視化でき、営業やマーケティングを一元進捗管理できる管理ツール「Quantee」がおすすめです。

組織階層ごと、あるいは、施策階層ごとに見たい指標の設定と進捗管理ができるため、各組織や施策の管理が簡単です。興味がある方は「Quantee」をチェックしてみてください。

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オンラインストレージサービス

「Google Drive」や「Drop Box」など、任意のメンバー間でデータの共有や同期ができる、オンラインストレージサービスも積極的に導入を検討してみてください。

任意のメンバー間のみで共有および同期ができるため、情報漏洩のリスクを減らせます。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールである「Slack」や「Chatwork」なども業務のスピードをアップさせるのに有効です。

メールではなく、チャットを利用することで、素早くコミュニケーションを進められるため、業務効率化につながります。誤解やミスを防ぐことができるのは重要なポイントです。

オンライン会議ツール

リモート業務なども考えると「Zoom」や「GoogleMeet」など、オンライン会議ツールも導入するとよいでしょう。

たとえば、東京にいる従業員と大阪にいる従業員が話し合いたいときは、オンライン会議ツールを使うのがおすすめです。

東京・大阪間を移動するのは時間も費用もかかります。業務効率化を目指している場合、重要な会議以外ではオンライン会議を導入しましょう。

まとめ

本記事では、業務効率化の方法やアイデア、注意点、役立つツールについて解説しました。業務効率化は、進めるべきだと理解しつつも具体的な行動をとるのが難しいものです。

そんな方でも、手軽に業務効率化を進められるのが管理システムやツールの導入です。

特に、売上プロセスの可視化や営業、マーケティングの一元管理をしたいという方には「Quantee」がおすすめです。ぜひ以下から詳細を確認してみてください。

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