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資料ダウンロード仕事の見える化とは？業務でのメリットと見える化ツールも解説
業務効率化の重要性は、年々増す一方です。業務を効率化するためには、仕事を見える化して日々管理していく必要があります。
業務効率を向上させるために必要な仕事の見える化ですが、まだ取り入れ方が分からず実践できていない企業も少なくありません。そこで今回は、仕事の見える化のメリットと見える化に役立つツールを中心に解説していきます。
業務を効率化して生産性を高めたいと考えている経営者は、最後まで読み進めてみてください。
仕事の見える化とは？
まずは、仕事の見える化がどういう状態なのかについて解説していきます。
仕事の見える化をしていない企業との違いも合わせて紹介するので、より見える化の重要性が理解しやすくなります。
仕事の見える化とは
仕事の見える化とは、以下の5W1Hを誰でも容易に確認できる状態です。
- What（何を）
- Who（誰が）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- How（どのように）
- Why（なぜ）
従業員の多くは、自分の関わる業務については5W1Hを把握しています。仕事の見える化によって、他の従業員や部署からも各タスクの5W1Hを容易に把握できる環境が構築できます。
業務の見える化を進める際には、目的を明確にしてから取り掛かりましょう。たとえば、少ない従業員で欠勤が発生した際、代わりに作業する従業員が困らないためには5W1Hを網羅した作業マニュアルが必要です。
仕事を見える化する方法として、ほかには専用ツールでの進捗管理やタスク管理などが挙げられます。仕事の見える化を推進することで、より効率的で質の高い業務を実現可能です。
業務の見える化については、事例などを交えて解説している以下の記事もご確認ください。
仕事の見える化をしていない企業との違い
仕事の見える化ができていない企業では、以下のような問題が発生します。
- 従業員同士でフォローができない
- 問題の発見が遅れる
仕事の見える化ができていないと、従業員同士が今何をしているのか把握できなくなります。他者の優先すべき業務や納期が分からないので、リソースに余裕ができても効率よく業務をこなせません。
また、仕事を見える化していないと、管理者が現場の状況をリアルタイムで把握できなくなります。その結果、問題が発生した際に発見が遅れてしまい、プロジェクトに深刻な影響を残してしまう可能性があります。
仕事の見える化のメリット
仕事の見える化には、以下のようなメリットがあります。
- 業務量の把握
- 業務の効率化
- 従業員の適正な評価
仕事の見える化を検討している企業のために、それぞれのメリットを詳しく解説していきます。
業務量の把握
仕事の見える化には、組織全体の業務量を正確に把握できる点がメリットです。業務量を正確に把握することで業務のかたよりを防ぎ、公平に業務を分配可能です。
従業員が少ない企業では、優秀な技術を持つ従業員の負担が増加しやすい傾向があります。特定の従業員に業務がかたよることで、急なトラブルの際にほかの従業員が交代できなくなる恐れもあります。
業務がかたよることで、従業員同士で不公平感が生まれてしまい、優秀な従業員が離職する確率も高くなります。業務量を把握して公平に分配することで、不公平感から生じる従業員同士のトラブルの可能性も減少するでしょう。
業務の効率化
業務フローを明確にすることで、改善の機会が増えます。特定の従業員に依存している業務は、異動や退職時に問題が露呈する確率が高くなります。
仕事の見える化の一因として、あらかじめ作業マニュアルを整備すると、誰でも業務を交代可能です。従業員が急に担当を代わっても作業効率を維持できるため、安定した生産性を保持できます。
また、業務フローを明確にすることで、改善点を特定しやすくなります。日々業務を改善し続けることで、より一層業務効率が向上していくでしょう。
従業員の適正な評価
仕事の見える化によって、経営陣や上司が従業員の業績や成果を正確に評価できます。日々の進捗はデータとして記録保管されるので、成果を公平に反映します。
経営陣は、データをもとにした客観的な評価ができるようになるので、誤った判断や決定の予防が可能です。成果を上げている優秀な従業員が正当に評価されるので、従業員のモチベーション向上にもつながります。
見える化させたい業務内容
仕事の見える化は、業績向上や業務効率化に重要な手法です。その中でも、以下の業務内容は優先的に見える化を促進する必要があります。
- 業務スケジュール
- 業務フロー
- 業務の進捗状況
なぜ優先的に見える化させる必要があるのかについて、詳しく解説していきます。
業務スケジュール
業務スケジュールを見える化すると、従業員同士がフォローしやすい環境を構築できます。業種や時期によっては、毎月の業務スケジュールが大きく変動することも珍しくありません。
業務スケジュールを見える化することで、業務量の少ない従業員の存在を確認して、従業員のタスクを適切に分散できます。急なトラブルが発生した際も、リソースの空いている従業員を素早く特定可能です。
業務スケジュールを見える化することで、急なトラブルが発生した際に従業員同士が協力して対応できるようになります。
業務フロー
業務フローの見える化は、工数の削減や生産性の向上につながります。具体的には、作業手順を明確にすることで、作業のムダを発見できるようになります。
新しい従業員でも、作業マニュアルなどで明確化された指示をもとに迅速に作業が可能です。マニュアルを作成する際は、文章だけでなく作図やイラストなどで可視化することで理解しやすくなります。
業務フローは、データで管理して他部署の従業員や経営陣でもすぐに閲覧できるように管理しておきましょう。データ化することで、業務改善や引継ぎをする際に役立ちます。
業務の進捗状況
業務の進捗状況や成果も、優先的に見える化させたい業務内容です。進捗状況を見える化することで、納期の遅延回避やトラブルの早期発見ができます。
業務の進捗状況を見える化するためには、専用のツールを用いた管理がおすすめです。ツール上で進捗管理をおこなうと、どの端末からでも進捗状況を把握できます。
また、同時に指標となるKPIを管理すると、従業員の成果をデータとして記録できるようになります。進捗状況と成果を見える化することで、円滑な業務の進行と従業員の適正な評価が可能です。
仕事の見える化に便利なツール紹介
仕事の見える化を効率よくおこなうためには、「Quantee」の導入が効果的です。Quanteeを導入することで、グラフや表でデータを可視化し、日々の進捗状況やプロジェクトの進行状況を見える化できます。
Quanteeでの進捗管理では、面倒な集計作業は不要です。そのため、管理者の工数を削減しつつ業務効率化の促進が期待できます。
また、Quanteeは、特別なパソコンスキルを使用せずに進捗管理できます。多くの従業員が直感的に操作しやすいツールなので、特定の従業員に依存しない管理体制を構築可能です。
Quanteeの詳細については、下部のリンクを参照してみてください。
仕事の見える化は業務効率化に大きく関わる
仕事の見える化は、業務効率化に大きく関わる重要な業務です。スケジュールを見える化することで従業員同士の業務量を均一にし、進捗管理によって従業員を正当に評価できるためです。
従業員の業務量を均一に配分できるので、ワークライフバランスの充実も実現できるでしょう。人手不足が深刻な現代では、従業員が働きやすい職場環境の構築は極めて重要です。
