ビジネスでKPIの設定をどうすべきか分からずお困りではないでしょうか。

KPIの設定をうまくできれば、従業員のモチベーションが向上し生産性を高められます。

上手く設定するためには、適切な手順やポイントを押さえておくことが大切です。

本記事ではKPIの定義や効果的な設定方法について解説します。

KPIとは？関連するKGIやKFSも併せてご紹介

KPIを正しく理解するためには、KPIそのものの意味に加え、KPIに関わる言葉について知っておくことが大切です。

ここでは、KPIとKPIの関連語について定義を解説します。

KPI

KPIとは「Key Performance Indicator」の頭文字を取ったもので、「重要業績評価指標」と呼ばれています。

具体的な数字データで測定できるもので定義し、客観的に達成できたかどうか分かりやすいものを設定します。

KPIは組織レベルでのものもあれば、従業員個人で取り組めるものまで様々です。

KGI

KGIは「Key Goal Indicator」の頭文字を取ったもので、「重要目標達成指標」を意味します。

KPIのように数字データで設定されますが、KGIの場合は最終的なゴールであることが大きな違いです。KPIの場合はKGIを達成するための中間目標として設定されます。

KFS

KFSとは「Key Factor for Success」の頭文字を取ったもので、重要成功要因と訳されます。目標達成のための指標ではなく、要因をピックアップするもので、数字で設定されるとは限りません。

KFSの内容を具体的な数値に置き換えたものがKPIです。

KPIを設定するメリット

KPIの設定には時間と手間がかかりますが、それ以上のメリットがあります。

ここではどのような意義があるか、解説します。

目標や行動内容が明確になる

KPIは従業員個人レベルまで目標を設定することで、従業員が何を目標にしてどのような行動を求められているかを明確にできます。

その結果、従業員のモチベーションを高める効果も期待できるでしょう。

評価基準の統一と分析ができる

KPIは数値で設定するため、評価基準の統一や分析を容易にできます。

例えば、KPIとして売上100万円以上を設定した場合、売上が目標達成の指標となり、達成できた従業員とそうではない従業員ではっきりと分けることが可能です。

ビジネスにおけるKPIの事例

ビジネスでは、様々な分野でKPIが設定されています。

どのような場面で設定されているか、いくつか事例を紹介します。

営業に関わる事例

営業では売上が重要ですが、それ以外に顧客満足度やアプローチの件数が指標として考えられます。

具体的な指標の例としては以下の通りです。

• • 売上

• • 商談件数

• • 新規顧客数

• • 成約数

• • 成約率

• • クレーム件数

営業活動の中心が外回り中心か、インターネットを使ったセールス手法かで、接敵すべき指標が変わります。

マーケティングに関わる事例

マーケティングとは、商品やサービスが売れるための仕組みを作ることです。

マーケティングに関わるKPIの例としては、以下のものが挙げられます。

• • 顧客1人獲得する際のコスト

• • リピート率

• • Webサイトの閲覧者数

• • Webサイトで資料をダウンロードされた数

マーケティングの施策は様々なため、手法に応じてKPIを設定することが大切です。

人事に関わる事例

人事部門でもKPIを定めることで、課題や取り組みの結果を客観的に把握できます。

• • 応募人数

• • 面接設定率

• • 書類選考の数

• • 内定率

• • 内定辞退者数

• • 離職率

KPIの設定内容は人事での目標によって捉えるべき指標が変わる点に注意が必要です。

KPIを設定する手順

KPIで成果を出すためには、適切な手順で設定していくことが大切です。

ここでは、どのような手順で進めるべきかを解説します。

KGIを定める

企業や部署がどのようなゴールに向けて進むべきか、KGIを検討しましょう。

大枠の目標が決まったら、次に数値目標で設定します。

KGIを定める際には、次項で解説する「SMARTの法則」で設定すると効果的ですので参考にしてください。

KFSを設定する

KGIが設定できたら、KGI達成に必要な目標と、目標達成に必要な要因（KFS）を設定しましょう。

KFSはできるだけ多く洗い出し、過不足なく要素を含めることが大切です。

具体的には以下のような手順で見つけていきます。

• • KGI達成に必要なプロセスを書き出す

• • プロセス達成に必要な数値目標を設定する

• • 自分でコントロールできるものと、コントロールできないものに分類する

• • 必要となるKFSを取捨選択する

KFSを設定していくと、その数字指標は自分たちの行動でコントロールできるものとコントロールできないものに分類されます。

KFSを取捨選択する段階で、コントロールできないものは取り除き、重要度の低いKFSを除外することが重要です。

KPIを決める

KFSの選別が終わったら、KFSを数値化しKPIを定めていきます。

KPIを定める際には後述するSMARTの法則で設定すると効果的です。

KPIを設定したら上司や部下、関係者に対して共有し、最終的な合意を得る必要があります。

KPIツリーを作成する

KPIツリーとは、KGIの達成に必要なKPIをロジックツリーに当てはめたものです。

KPIツリーを作っていく際には、ツリー間で計算式が成り立つことが大切です。

例えば、上記の表では、ツリーの枝葉に対して以下の式が成り立ちます。

• • 売上＝受注数×平均受注額

このような関係性が成立していないと、KPIツリーの整合性が取れません。その結果、失敗の要因になってしまいます。

ビジネスの現場で効果的なKPIを設定するコツ

成果につながるKPIを設定する際には、いくつかのポイントを抑えることが大切です。

ここでは、具体的なポイントについて解説します。

SMARTの法則を意識する

SMARTの法則とは、目標設定に関するフレームワークで以下5つの頭文字を取ったものです。

• • Specific 担当者や取るべき行動が具体的であること

• • Measurable 数値で測れること

• • Achievable 現実的に達成可能なこと

• • Relevant KGIやKPIとつながっていること

• • Time-bound 期限が設定されていること

これらの点を踏まえて設定することで、現実的で達成しやすい目標を設定できます。

簡単でわかりやすいKPIにする

KPIの設定は簡単に数値が計算でき、分かりやすいものであることが大切です。

KPI測定に必要な計算が複雑になると、管理の手間が増大してしまいます。そうなってしまった場合、KPIが作業効率が低下する要因になりかねません。

KPI設定をする際には、相互の関係性がわかる程度に簡略化したものを作ることが大切です。

KPIの振り返りと確認をする

KPIは振り返りと確認が大切です。KPI達成に向けて活動していても、PDCAを回す過程で指標が不適切になる可能性があります。

例えば、目標への進捗状況が悪く、そのままの目標では非現実的になってしまった場合を考えてみましょう。そのままにしておくと目標が達成できず、従業員のモチベーション低下につながってしまいます。

KPIの進捗は上司が積極的に確認し、状況にあわせて修正することが、従業員のモチベーション維持や、目標達成のためには大切です。

管理ツールを活用する

KPIは管理ツールを使うことで、効果的に管理できます。KPIの管理に役立つのがCRM（顧客関係管理）とSFA（営業支援ツール）です。

これらのツールは、商談管理や営業状況の進捗管理などができ、営業活動の効率化や、KPIの設定に役立つ数値を簡単に集計、分析するのに役立ちます。

営業に関わるKPIのほとんどを抽出可能で、KPIの管理に対する負担を軽減可能です。

KPI設定で失敗しないためのポイント

KPIの設定を効果的に設定すれば、生産性の向上や売上に貢献しますが、不適切な場合には思うような成果につながりません。

ここでは、KPI設定がうまくいかない原因について解説します。

選択肢を全て出し切れていない

KGI達成に必要となる選択肢（KFS）を抽出しきれていないと、思うような成果につながりません。

例えば、KPIの重要性を見誤る、必要なKPIを切り捨ててしまうというケースが考えられるでしょう。

そのような場合、「KPIは達成したのにKGIは達成できなかった」という事態が起きることがあります。

そのような事態を回避するためには、経営陣が決めたKGIについて、現場担当者の意見を確認することが大切です。

KGIは基本的には経営幹部が設定するものですが、経営幹部だけで決めてしまうと、実現可能性が十分に考慮できないKPIとなる可能性があります。

コントロールできない要素がある

KPIにコントロールできない要素があると、目標は達成しにくくなります。

そのような要素があると、目標達成のために従業員が何をすべきか明確にできず、目標が達成できなかった要因も曖昧になるためです。

コントロールできない要素はKPIから排除し、従業員がコントロールできる要素のみでKPIを設定する必要があります。

従業員のモチベーションが低い

従業員のモチベーションが低く受け身の姿勢でいると、KPIの設定はうまくいきません。

モチベーションを高める際には、従業員が目標を達成することで、どのようなメリットがあるのか、どのような意義があるのか理解できているかどうかなどがポイントです。

また、KPIの設定は従業員本人が行い、上司は確認とKPIの調整、進捗確認に注力するなど、本人の主体性を尊重することが求められます。

まとめ

本記事では、ビジネスにおけるKPIの定義や適切なKPIを設定する手順について解説しました。

KPIを効果的に設定できれば、従業員のモチベーションを高め、生産性の向上に貢献します。

しかし、不適切なKPI設定は逆効果になるため、正しい手順で設定することが大切です。

KPIを適切に設定し、PDCAを回すには管理システムの導入が必須となります。以下の資料からKPI進捗管理システム「Quantee」で課題を解決できるかどうかを確認してみてください。