達成したい目標がある時は、KPIを設定して方向性を定めた上で必要なプロセスを踏んでいく必要があります。

しかし、KPIという言葉を知っていても、実施していくプロセスやKPIを達成するために必要な要素はどれか分からないという方もいるかもしれません。

そこで今回は、KPIの概要や設定方法、重要なプロセスなどについて解説します。

KPIとは

KPIとは、「Key Performance Indicator」の略称です。日本語では「重要業績評価指標」や「重要達成度指標」と訳されます。

KPIは、最終目標を達成するためのプロセスで、中間目標に位置します。最終目標を達成するためのプロセスが適切に実行されているか確認し、その達成度合いを計測して評価するためのものです。

KGIとの関係性

KGIとは、「Key Goal Indicator」の略称で、日本語では「重要目標達成指標」や「経営目標達成指標」と訳されます。

KPIが各プロセスの目標指標であるのに対し、KGIはすべてのKPIを総括した最終的な目標指標を表す言葉です

KGIを設定する時に用いられる主な指標としては、売上高や利益率、成約件数などが挙げられます。客観的に数値化しやすく、定量評価できるものが適しています。

KSFとの関係性

KSFとは、「Key Success Factor」の略称で、日本語では「主要成功要因」と訳されることが多く、目標を達成するための要因のことです。

KPIは目標を達成するための指標であるのに対し、KSFは目標を達成するまでに「何をするか」を表す言葉です。

具体的には、技術力や顧客対応力、ブランド力などが挙げられ、競合他社や環境の変化によって、柔軟に対応する必要があります。

CSFとの関係性

CSFとは、「Critical Success Factor」の略称で、KSFの同義語とされています。

そのため、目標設定を行う場合は、2つの用語を混同して利用せずにどちらかに統一しておくと、認識の違いなどが生まれにくくなるでしょう。

KPIの設定プロセスとは

次に、KPIの設定プロセスについて解説します。基本的な流れは以下の通りです。

1. KGI（最終目標）を決める
2. KSFを設定する
3. KPIを設定する
4. それぞれの関連性に矛盾がないか確かめる
5. 評価の仕方を決める
6. 上司や部下など関係者から同意を得る
7. PDCAを繰り返す

それぞれについて詳しく解説しましょう。

1：KGI（最終目標）を決める

まずは、最終目標であるKGIを設定します。KGIを設定する時は、「売上アップ」といった抽象的なものではなく、「月間売上100万円」といった具体的な数値目標を掲げることが重要です。

具体的な数値目標を決めることで、現状と比較して、どの程度のギャップがあるか把握できるようになるでしょう。

2：KSFを設定する

KGIを決めたら、目標を達成するまでに「何をするか」を表す、KSFを設定しましょう。 現状とのギャップを洗い出し、キャップを埋めるために必要な行動をKSFとします。 KSFを設定する時は、SWOT分析を用いるとよいでしょう。

SWOT分析とは「Strength＝強み」「Weakness＝弱み」「Opportunity＝機会」「Threat＝脅威」の頭文字をとったものです。

分析によって内部環境（強み・弱み）と外部環境（機会・脅威）を把握できるため、どのような行動をとるかを具体的に考えやすくなります。

3：KPIを設定する

KGIとKSFを決めたら、中間目標であるKPIを設定します。KPIを設定する時は、SMARTの法則を用いるとよいでしょう。

SMARTの法則とは以下のことを指します。

• S：Specific（具体的な）
• M：Measurable（計測可能な）
• A：Achievable（達成可能な）
• R：Relevant（関連した）
• T：Time-bounded（期限を定めた）

SMARTの法則を使うと、現実的で定量的な目標を設定できるでしょう。

4：それぞれの関連性に矛盾がないか確かめる

KGIやKSF、KPIを設定したら、それぞれの関連性に矛盾がないか確かめてください。

KGIは最終目標、KSFは「何をするか」、KPIは中間目標です。KPIを達成すると、最終目標であるKGIは実現するか、といったように確認していきましょう。

5：評価の仕方を決める

次に、KPIの評価の仕方を決めていきます。

例えば、「計画通り」「計画を下回っているが次期には達成できる」「達成見込みなし」などと3段階に分けて「〇」「△」「×」と評価していってもよいでしょう。

この際、目標を達成するのが難しい時の対応方法を事前に考えておいてください。

目標が達成できない場合、「誰が」「どの段階で」「どのように対応するか」を決めるか、明確にしておく必要があります。

6：上司や部下など関係者から同意を得る

KGIやKSF、KPI、評価の仕方を決めたら、上司や部下など関係者に共有して同意を得ましょう。

KPIの実施が開始されたら、直接は関係ない人も含めて社内全体にアナウンスするのも効果的です。

7：PDCAを繰り返す

KPIの実施を開始したら、1ヶ月ごとや四半期ごとなど、適切なタイミングでPDCAを繰り返しましょう。

PDCAとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（測定・評価）」「Action（対策・改善）」の頭文字をとったもので、仮説・検証型プロセスを循環させ、マネジメントの品質を高めようとする考え方です。

具体的には、計画→実施→1ヶ月ごとあるいは四半期ごとに定期的な測定をおこなう→結果を検証する（数値の推移を確認して、発生した課題を洗い出す）→改善策を検討する、という流れになります。

KPIプロセスの具体例

続いて、KPIプロセスの具体例を2つ挙げましょう。営業の場合と人材採用の場合を分けて解説します。

営業の場合

営業の場合、KGIは「成約数を月間20件にする」に設定したと仮定すると、主なKPIは以下のようなものが挙げられます。

• リピート率
• 商談数
• 成約率
• テレアポ数

例えば「テレアポ数」に関するKPIを細分化した場合、以下のように細かく設定できます。

1. 架電した件数
2. 電話に出てもらえた確率
3. 受付窓口を突破できた確率
4. 担当部署に接触できた確率
5. アポイントをとれた確率

このように、KPIの未達成が続いている場合は、細分化してどこに課題があるのか明確にすることが必要です。

人材採用の場合

人材採用の場合、KGIは「2024年3月までに5人を採用する」に設定したと仮定すると、主なKPIは以下のようなものが挙げられます。

• 内定数
• 入社率
• 面接数
• 面接通過率
• 書類選考率
• 書類選考通過率
• スカウトメール配信数
• スカウトメール返信率

例えば、「内定数×入社率」が採用数になるのですが、内定数と入社率はそれぞれ分けて評価すると、どこに課題があるのか分かりやすくなります。突出して数値が低いところが改善点であると判断できます。

KPIプロセスを実施する時のポイント

続いて、KPIプロセスを実施する時に押さえておきたい2つのポイントを解説します。

KSFは最重要プロセスだと認識する

KSF、あるいは同義語とされるCSFは、目標を達成するための最重要プロセスであるということを認識しましょう。

KPIは、最重要プロセスであるKSFをどの水準にまで持っていくかという数値目標です。KPI運用後も現状の数値を確認すれば、KGIに到達できるか否かを判断するのが容易になります。

目標を達成するためには、いま自社が一番強化すべきプロセスを洗い出し、それをCSFに据えてKPIを決めることが重要です。

KPIの状況を関係者全員が見えるようにする

KPIを達成するためには、社内やチーム内などの関係者全員がKPIを前向きに捉えて取り組む必要があります。

そのため、KPIの意義や目的だけではなく、達成状況も共有しましょう。

また、KPIの評価の仕方を明確にしておくと、新入社員や中途採用者など、途中から参加したメンバーも問題なく取り組めるようになります。

そして、関係者全員がKPIの状況を見えるようにしておくことで、達成率が悪いKPIはどこに課題があるのか、客観的なアドバイスをもらいやすくなります。

まとめ

本記事では、KPIや関連するものの概要、KPIの設定方法、目標達成するために重要なプロセスなどについて解説しました。

KPIは、意義や目的が明確化されると前向きに取り組みやすくなります。KPIを設定する人だけでなく、関係者の同意や納得、賛同も得る必要があることを念頭に置きましょう。

一致団結して同じ目標に向かって取り組んでいくと、きっと成果が出るのではないでしょうか。

もし、KPIの設定をさらに効果的にしたい方は、KPI管理ツールの利用がおすすめです。詳しくは以下をご確認ください。