企業が目標を達成するためには、指標の設定と管理が大切です。指標を設定していないと、目標の達成度と今すべき行動を可視化できないためです。

そこで今回は、指標として多くの企業で採用されているKPIの設定方法とおすすめツールを紹介していきます。KPIがうまく設定できないと悩んでいる経営者は、最後まで読み進めてみてください。

KPIを設定するとは？

KPIは「Key Performance Indicator（キーパフォーマンスインジケーター）」の略で、日本語では「重要業績評価指標」と訳される用語です。KPIは、最終目標を達成するために重要な中間指標として、プロセスの可視化にも役立ちます。

たとえば、営業会社では、受注件数や月間売上などがKPIとして設定されます。KPIを設定することで、目標達成の進捗を正確に把握可能です。

KPIとKGIの関係

KPIと似た用語としてKGIが存在します。KGIは「Key Goal Indicator（キーゴールインジケーター）」の略で、「重要目標達成指標」と訳されます。

KGIは最終的な目標が達成されているかを計測する指標です。KPIが業務プロセスを評価する指標なのに対して、KGIは企業全体の最終的な目標数値を指します。

たとえば、KGIに「月間売上1,500万円」を設定した場合、その目標達成のためのKPIとして「新規商品10点追加」や「注文数30件アップ」などが設定されることになります。

KPIとKSFの関係

KSFは「Key Success Factor（キーサクセスファクター）」の略で、「重要成功要因」と訳されます。

KSFは、KFS「Key Factor for Success（キーファクターフォーサクセス）」やCSF「Critical Success Factor（クリティカルサクセスファクター）」とも呼ばれます。

KSFは、事業戦略上の成功要因を指すための経営用語です。KPIと意味が似ていますが、異なる点があります。

KPIはKGIへの達成度合いを数値化するための指標ですが、KSFはKGIを達成するためにすべき行動全般を指します。営業では、契約手続きの簡略化など、数値化できないがKGI達成に必要な行動がKSFです。

KPIとOKRの関係

OKRは「Objectives and Key Results（オブジェクティブアンドキーリザルツ）」の略で、「会社全体で達成すべき目標と主な成果」と訳されます。OKRでは目標と同時に、求められる成果も設定します。

たとえば、「年間売上1,000万円増加」という目標には「新規顧客100人獲得」などの成果が必要です。KPIは少人数の目標達成に必要な業務プロセスを決定するのに対し、OKRは組織全体の大きな目標を掲げ、部署や個人の行動を決定していきます。

KPIの設定手順とコツ

KPIを正しく設定するためには、以下の手順を守ることが大切です。

• KGIの設定
• プロセスの洗い出し
• KPツリーの作成

KPIを設定するための正しい手順について、詳しく解説していきます。

KGIの設定

最初に、KGIを設定します。KGIを最初に設定する理由は、先に最終目標を設定して、必要な行動や指標を明確にするためです。

カーナビと同じで、先にゴールを設定しないと、辿るべき道筋は見えてきません。目的地のKGIを設定することで、道中に寄るべきKPIが決められます。

KGIは、達成度を測定できるように数値化できる項目を選んでください。

プロセスの洗い出し

KGIを設定した後は、最終目標から逆算して必要なプロセスを洗い出します。このプロセスの洗い出しにより、無駄なタスクを減少させて業務を効率化できます。

洗い出したプロセスの中から、最終目標達成に関連する重要なプロセスを特定してKPIを設定してください。KGI達成に必要なプロセスからKPIを設定することで、KGIとKPIに相互関係が生まれます。

KGI達成にはKPIが必要で、KPIを達成していけばKGI達成につながる関係が理想の形です。

KPIツリーの作成

KPIツリーとは、KGIを先頭にしてツリー上にKPIを配置した図のことです。KPIツリーを設定することで、全ての指標の相互関係が可視化されてプロセスが最適化されます。

画像で確認したほうが分かりやすいので、以下にKPIツリーのサンプルを用意しました。

たとえば、営業部門の売上目標をKGIとして設定した場合、「売上＝契約数×受注単価」になります。KSFには「新規契約の増加」と「受注単価の増加」が該当します。

そして、KSFの達成に必要なKPIとして、各数値目標を設定し、それをもとづいたプロセスを経ることで、目標達成に近づけるでしょう。

KPIを設定する際に役立つフレームワーク

KPIを設定する際は、フレームワークの活用がおすすめです。フレームワークは目標達成のための思考の枠組みのことで、ビジネスのあらゆる場面で採用されています。

しかし、はじめてフレームワークという言葉を聞いた経営者は、どのようなフレームワークをどのように活用すれば良いか疑問に思うかもしれません。

以下、KPI設定に役立つフレームワークを4つ紹介していきます。

SMARTの法則

SMARTの法則は、多くの企業で採用されているフレームワークです。

KPIの設定に重要な以下の5つの要素から成り立っています。

• Specific（明確性）
• Measurable（測定可能）
• Achievable（達成可能）
• Related（関連性）
• Time-bounded（期限）

たとえば、「月間売上100万円アップ」というKGIに対して、「月間新規契約数10件獲得」というKPIを設定します。これは、新規契約という明確な目標、測定可能な件数、達成可能な目標、KGIとの関連性、期限を全て満たしたKPIと言えるでしょう。

SMARTの法則を考慮しながらKPIを設定することで、具体的で達成可能な指標を設定できます。

ベーシック法

ベーシック法は、名前の通り基本的な目標設定方法です。ベーシック法は、以下の4項目から構成されています。

• 目標項目
• 達成項目
• 期限設定
• 達成計画

さらに、目標項目は、以下の4つのタイプに分類されます。

• 向上・強化
• 改善・解消
• 維持・継続
• 創出・開発

上記から適したタイプを選ぶか、それぞれのタイプごとに以降の3項目を設定していく方法か、自社に合わせて選んでみてください。

三点セット法

三点セット法は、以下の3つの項目を具体的にしていくことでKPIの設定ができます。

• テーマ
• 達成レベル
• 達成手段

テーマにはKGIを設定します。達成レベルには、測定できる具体的な目標が必要なので、選定した項目をKPIに設定してみてください。

達成手段には、KPI達成に必要なプロセスを設定します。KGIから日々のプロセスまで、一貫したテーマで統一できるのが三点セットの特徴です。

HARDゴール

HARDゴールは、近年注目を集めている新しいフレームワークです。

HEADゴールは、以下の4つの要素で構成されています。

• Heartfelt（達成したい目標）
• Animated（目標達成後の未来）
• Required（必要とされているスキルや能力）
• Difficult（困難でやりがいのある指標）

HEADゴールの手順は、「H→A→D→R」の順番です。

HにKGIを設定し、DにKPIとなる指標を設定することで、目標達成に必要な要素を満たせます。

KPIを設定する際に役立つ管理ツール

KPIの設定自体は自社のメンバーで相談して決めますが、問題はその後のKPI管理です。設定したKPIが適切だったか、達成度はどのくらいかを把握するためには、KPI管理が欠かせないためです。

自社で管理する場合、複数のソフトを用いて多様なデータを作成し、そのデータを個別に管理しなくてはいけません。この管理方法では、管理者依存になってしまううえに、業務効率が悪い仕組みになってしまいます。

KPI管理ツール「Quantee」は、KPI管理からPDCAまで仕組化して効率よく維持管理ができる専用ツールです。事業部やチーム別にKPIを設定、管理ができるので、企業の規模を問わずに導入可能です。

また、KPI管理に必要なさまざまなデータを一元管理できるので、急に管理者が変わってもKPIマネジメントを継続できます。データをもとにした評価ができるので、従業員のやる気も正確に把握できるでしょう。

Quanteeの詳細はこちら